Outlook y Exchange Online: buzón compartido, permisos y respuesta automática

Qué vas a conseguir

Crear un buzón compartido y dar acceso a un equipo, dar permisos sobre el buzón o el calendario de otra persona, poner una respuesta automática a quien no puede hacerlo (o se ha ido), y un método para "Outlook no me abre".

Antes de empezar

• Rol de Administrador de Exchange o Administrador de destinatarios (este último basta para buzones y permisos).
• El módulo ExchangeOnlineManagement (Install-Module ExchangeOnlineManagement -Scope CurrentUser) y Connect-ExchangeOnline.
• Para permisos sobre el buzón de otra persona, un ticket aprobado por el propietario del buzón o su responsable. Nunca por la petición del que quiere entrar.

1. Buzón compartido

›Connect-ExchangeOnline›New-Mailbox -Shared -Name "Soporte Ventas" -DisplayName "Soporte Ventas" -PrimarySmtpAddress soporte.ventas@contoso.com›Add-MailboxPermission -Identity soporte.ventas@contoso.com -User GG-Ventas -AccessRights FullAccess -AutoMapping $true›Add-RecipientPermission -Identity soporte.ventas@contoso.com -Trustee GG-Ventas -AccessRights SendAs -Confirm:$false›Get-MailboxPermission soporte.ventas@contoso.com | Where-Object User -notlike "NT AUTHORITY*" | Select-Object User, AccessRightsUser                    AccessRights----                    ------------GG-Ventas               {FullAccess}

• FullAccess abre el buzón; SendAs permite enviar como el buzón; SendOnBehalf (Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo) envía "en nombre de". Pregunta cuál quieren: casi siempre es SendAs.
• Con -AutoMapping $true, el buzón aparece solo en Outlook en una hora (a veces hace falta cerrar y abrir). Para un grupo, el automapeo no funciona en todas las versiones: si no aparece, el usuario lo añade a mano en Archivo → Configuración de la cuenta → Más opciones → Buzones de correo.
• Un buzón compartido no necesita licencia si tiene menos de 50 GB y no usa archivo ni retención por litigio. Nadie debe iniciar sesión en él directamente: no tiene contraseña por diseño.

2. Permisos sobre el buzón o el calendario de otra persona

# Acceso completo al buzón del responsable (por ejemplo, su asistente)›Add-MailboxPermission -Identity carlos.rey@contoso.com -User ana.sol@contoso.com -AccessRights FullAccess -AutoMapping $true# Solo el calendario: Editor puede crear y modificar, Reviewer solo leer›Add-MailboxFolderPermission -Identity "carlos.rey@contoso.com:\Calendario" -User ana.sol@contoso.com -AccessRights Editor›Get-MailboxFolderPermission -Identity "carlos.rey@contoso.com:\Calendario"FolderName User     AccessRights---------- ----     ------------Calendario Default  {AvailabilityOnly}Calendario Ana Sol  {Editor}

El nombre de la carpeta depende del idioma del buzón: \Calendario en español, \Calendar en inglés. Si el comando dice que la carpeta no existe, prueba el otro. Y apunta en el ticket quién aprobó el acceso.

3. Respuesta automática para otro usuario

Para una baja, una ausencia larga o un usuario que no puede hacerlo él mismo:

›Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity laura.prado@contoso.com -AutoReplyState Scheduled -StartTime "27/10/2026 00:00" -EndTime "07/11/2026 23:59" -InternalMessage "Estoy fuera de la oficina hasta el 10 de noviembre. Para temas urgentes, escribe a soporte.ventas@contoso.com." -ExternalMessage "I am out of the office until 10 November. For urgent matters, please contact soporte.ventas@contoso.com." -ExternalAudience All›Get-MailboxAutoReplyConfiguration laura.prado@contoso.com | Select-Object AutoReplyState, StartTime, EndTimeAutoReplyState : ScheduledStartTime      : 27/10/2026 0:00:00EndTime        : 07/11/2026 23:59:00

Para una baja definitiva, -AutoReplyState Enabled sin fechas, y el texto lo decide el responsable: nunca inventes el motivo de la ausencia.

4. Outlook no abre o no sincroniza

En orden, y para en el primero que funcione:

1. ¿Funciona en el navegador? outlook.office.com. Si sí, el buzón está bien y el problema es el cliente. Si no, es la cuenta (licencia, contraseña, MFA, bloqueo) y Outlook no tiene la culpa.
2. Modo seguro: outlook.exe /safe. Si abre, es un complemento: Archivo → Opciones → Complementos → Administrar complementos COM → Ir, y desactiva los de terceros uno a uno.
3. Estado de la conexión: con Ctrl pulsado, botón derecho sobre el icono de Outlook en la bandeja → Estado de conexión. Todo tiene que estar "Establecido"; si hay "Desconectado" con el buzón bien en el navegador, es la red del equipo (proxy, VPN) o el perfil.
4. Perfil nuevo: Panel de control → Correo → Mostrar perfiles → Agregar. Un perfil nuevo tarda en descargar el correo, pero resuelve casi todo lo que queda. No borres el antiguo hasta comprobar que el nuevo funciona.
5. Archivo OST demasiado grande o corrupto: si Outlook abre pero tarda minutos o se cierra, baja el tiempo de correo sin conexión (Archivo → Configuración de la cuenta → la cuenta → Cambiar → 1 año) o renombra el .ost en %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook con Outlook cerrado: se vuelve a crear.

Una regla de reenvío creada por el usuario (o por alguien que entró en su cuenta) es la causa de la mitad de los "me llegan correos raros" y "no me llegan correos". Get-InboxRule -Mailbox laura.prado@contoso.com las lista; si ves una que reenvía fuera, es un ticket de seguridad, no de soporte.

Siguientes pasos

• Todos los permisos de buzón deberían pasar por un grupo, no por usuarios: cuando alguien cambia de puesto, lo quitas de un sitio.
• Un informe trimestral de Get-MailboxPermission sobre buzones de dirección evita sorpresas en auditoría.
• En el Nivel 2 verás reglas de transporte, DKIM/DMARC y el rastreo de mensajes; en el 4, Purview, DLP y las etiquetas de confidencialidad.

¿Quieres practicarlo? Resuelve el ticket «El buzón de facturas no aparece en Outlook» en SysAdmin Desks, gratis y en el navegador.

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