Exchange Online: buzón lleno, cuotas, archivo en línea, directiva de retención y el NDR 5.2.2
Cuánto ocupa un buzón y cuánto le permite su licencia, qué carpetas lo llenan, la carpeta Elementos recuperables y su cuota, el archivo en línea con la directiva MRM que mueve lo antiguo, el archivo de expansión automática y un usuario al que los clientes le rebotan los correos con 554 5.2.2 mailbox full.
Nivel 1 · Outlook y Exchange Online · 8 min · Actualizado3 nov 2026
Resolver de verdad un buzón lleno en Exchange Online: medir cuánto ocupa y cuál es su límite, encontrar qué carpetas lo llenan, activar el archivo en línea con una directiva que mueva el correo antiguo sin que el usuario haga nada, y entender por qué a veces el buzón "está lleno" aunque el usuario no vea tanto correo. Sin borrar nada del usuario sin su acuerdo.
Antes de empezar
Rol de Administrador de Exchange o Administración de destinatarios, el módulo ExchangeOnlineManagement y Connect-ExchangeOnline.
La licencia del usuario: de ella depende el tamaño máximo del buzón y del archivo. No se puede subir la cuota por encima de lo que da la licencia; solo bajarla.
Saber si la organización tiene retenciones (litigio, eDiscovery, directivas de retención de Purview): cambian lo que ocurre con lo borrado.
TotalItemSize es lo que el usuario ve y lo que cuenta para la cuota. TotalDeletedItemSize es la carpeta Elementos recuperables, invisible para él y con su propia cuota.
Los tres umbrales: aviso (le llega un correo), prohibir envío (no puede enviar) y prohibir envío y recepción (Exchange rechaza el correo entrante y el remitente recibe un NDR).
Este buzón tiene la cuota en 50 GB: o su licencia la da así (Office 365 E1, Exchange Online Plan 1) o alguien la bajó a mano. Compara con la tabla de la sección 5.
El tamaño que muestra Outlook en local (el .ost) no es el del buzón: bajar el tiempo de correo sin conexión aligera el equipo, no el servidor.
Enviados y una carpeta de pedidos o facturas con adjuntos suelen ser la mitad del buzón.
Elementos eliminados cuenta para la cuota: vaciarla libera espacio, y lo vaciado pasa a Elementos recuperables, que tiene cuota propia.
Para el usuario: Archivo › Herramientas › Limpieza del buzón en Outlook muestra el tamaño por carpeta y busca los elementos de más de 1 MB. Que decida él qué sobra.
No borres correo del usuario, ni con Search-Mailbox ni con una búsqueda de contenido y purga, sin su acuerdo por escrito y sin comprobar que no hay retención legal. El buzón puede ser prueba en un litigio o contener lo único que queda de un expediente.
3. El archivo en línea
El archivo es un segundo buzón del usuario en Exchange Online. Aparece en Outlook y en Outlook en la web como otro buzón en el panel de carpetas y no cuenta para la cuota del principal:
También desde el Centro de administración de Exchange: Destinatarios › Buzones › el usuario › Otros › Administrar archivo de buzón.
Al activar el archivo, el buzón queda con la Default MRM Policy si no tenía otra. Su etiqueta Default 2 year move to archive mueve al archivo lo que tiene más de dos años, y Recoverable Items 14 days move to archive hace lo mismo con Elementos recuperables pasados 14 días.
El archivo puede tardar en estar listo. Cuéntaselo al usuario: el correo antiguo "desaparece" de la bandeja y aparece en el archivo, con la misma estructura de carpetas. Nada se borra.
4. Una directiva que mueva antes
Si dos años no bastan (el buzón se llena con correo de un año), una directiva propia con una etiqueta de un año:
PowerShell · directiva de retención con traslado a un año
›New-RetentionPolicyTag "Contoso 1 año al archivo" -Type All -AgeLimitForRetention 365 -RetentionAction MoveToArchive›New-RetentionPolicy "Contoso Archivo 1 año" -RetentionPolicyTagLinks "Contoso 1 año al archivo","Recoverable Items 14 days move to archive","Personal never move to archive"›Set-Mailbox marta.leon@contoso.com -RetentionPolicy "Contoso Archivo 1 año"›Get-Mailbox marta.leon@contoso.com | Format-List RetentionHoldEnabled, ElcProcessingDisabledRetentionHoldEnabled : FalseElcProcessingDisabled : False›Start-ManagedFolderAssistant -Identity marta.leon@contoso.com
Start-ManagedFolderAssistant pone el buzón en cola para que el asistente de carpetas administradas lo procese ya, sin esperar a su ciclo. Aun así, mover decenas de gigas lleva horas o días: vuelve a mirar Get-EXOMailboxStatistics y Get-EXOMailboxStatistics -Archive al día siguiente.
Si RetentionHoldEnabled o ElcProcessingDisabled están en True, el asistente no mueve nada. Alguien los puso por un motivo: pregunta antes de quitarlos.
La etiqueta Personal never move to archive deja al usuario excluir una carpeta concreta desde Outlook.
Las directivas MRM conviven con las de retención de Purview. Si la organización usa Purview, consulta con quien la gestiona antes de crear una MRM nueva.
5. Licencias, cuotas y el archivo de expansión automática
Valores de la descripción del servicio de Exchange Online a noviembre de 2026 (revísalos en Exchange Online limits, cambian):
Licencia
Buzón principal
Archivo
Microsoft 365 Business Basic y Standard
100 GB
50 GB
Microsoft 365 Business Premium
100 GB
1,5 TB con expansión automática
Microsoft 365 / Office 365 E3 y E5
100 GB
1,5 TB con expansión automática
Office 365 E1, Exchange Online Plan 1
50 GB
50 GB (más con el complemento Exchange Online Archiving)
F3
2 GB
No incluido
La cuota real de cada buzón la dice Get-Mailbox, no la tabla: un administrador puede haberla bajado, y un buzón creado hace años puede conservar un valor antiguo.
Expansión automática: con la licencia adecuada, el archivo empieza con 100 GB y crece por tramos hasta 1,5 TB. Se activa por usuario con Enable-Mailbox marta.leon@contoso.com -AutoExpandingArchive o para toda la organización con Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive. No se puede desactivar después; los tramos nuevos tardan en aprovisionarse.
Elementos recuperables: 30 GB sin retención; 100 GB si el buzón está en retención. Si se llena, el usuario no puede borrar ("No se pudo completar la operación") ni a veces aceptar reuniones. Con el archivo activado, la etiqueta de 14 días vacía esa carpeta hacia el archivo.
El archivo es para el correo del propio usuario. Copiar a un buzón el correo de otros para archivarlo no está permitido por las condiciones del servicio.
6. El ticket: "me dice que el buzón está lleno y a los clientes les rebotan los correos"
Martes, 10:20. Marta, de administración, tiene en Outlook la barra roja Su buzón está lleno y no puede enviar. Un cliente le reenvía por WhatsApp el rebote que recibe:
Informe de no entrega · para el remitente externo
Your message to marta.leon@contoso.com couldn't be delivered.
marta.leon's mailbox is full.
Remote Server returned '554 5.2.2 mailbox full; STOREDRV.Deliver.ExceptionQuotaExceededException.MapiExceptionQuotaExceeded'
Qué umbral ha pasado: Get-EXOMailboxStatistics da 49,62 GB con la cuota en 50 GB. Ha superado prohibir envío (49,5 GB) y está a punto de prohibir envío y recepción; parte del correo entrante ya rebota. El correo rechazado no se encola en Exchange: el remitente tiene que volver a enviarlo.
Qué permite su licencia: Marta tiene Business Standard, que da 100 GB, pero Get-Mailbox dice 50 GB. Alguien la limitó hace tiempo o el buzón conserva el valor de cuando se creó. Con el visto bueno del responsable, la cuota vuelve al máximo de su licencia: Set-Mailbox marta.leon@contoso.com -ProhibitSendReceiveQuota 100GB -ProhibitSendQuota 99GB -IssueWarningQuota 98GB. En minutos vuelve a enviar y recibir.
Si ya estuviera en el máximo, no hay cuota que subir. El alivio inmediato es que Marta vacíe Elementos eliminados (5 GB aquí) y mueva o borre ella misma los adjuntos grandes que no necesite.
La solución que dura: archivo en línea y directiva de un año (secciones 3 y 4), Start-ManagedFolderAssistant y seguimiento al día siguiente. En Business Standard el archivo se queda en 50 GB; si se llenará pronto, toca hablar de licencia (Exchange Online Archiving o un plan superior) con quien la paga.
Avisar a los remitentes: el cliente y quien haya escrito esa mañana deben reenviar. Marta lo hace desde su propio correo una vez resuelto.
En el ticket: tamaño antes y después, cuota anterior y nueva con quién la aprobó, archivo activado, directiva asignada y la fecha en que se revisa que el traslado ha terminado.
Un informe mensual de buzones por encima del 90 % de su cuota (Get-EXOMailbox -ResultSize Unlimited con Get-EXOMailboxStatistics) evita que el problema llegue como incidencia.
Las directivas de retención de Purview, las retenciones por litigio y la búsqueda de contenido son el siguiente paso cuando hay que conservar o eliminar correo por norma, no por espacio.