Iñigo GonzálezIT Operations · Infra

GuíasGuides · Nivel 1Level 1

Outlook y Exchange Online: buzón compartido, permisos y respuesta automáticaOutlook and Exchange Online: shared mailbox, permissions and automatic replies

Las tres peticiones de correo más frecuentes resueltas con PowerShell, y qué hacer con un Outlook que no abre o no sincroniza.The three most frequent email requests solved with PowerShell, and what to do with an Outlook that won't open or sync.

Nivel 1Level 1 · Outlook y Exchange OnlineOutlook and Exchange Online · 4 min4 min read · ActualizadoUpdated 21 oct 202621 Oct 2026

Qué vas a conseguir

Crear un buzón compartido y dar acceso a un equipo, dar permisos sobre el buzón o el calendario de otra persona, poner una respuesta automática a quien no puede hacerlo (o se ha ido), y un método para "Outlook no me abre".

Antes de empezar

  • Rol de Administrador de Exchange o Administrador de destinatarios (este último basta para buzones y permisos).
  • El módulo ExchangeOnlineManagement (Install-Module ExchangeOnlineManagement -Scope CurrentUser) y Connect-ExchangeOnline.
  • Para permisos sobre el buzón de otra persona, un ticket aprobado por el propietario del buzón o su responsable. Nunca por la petición del que quiere entrar.

1. Buzón compartido

PowerShell · Exchange Online
Connect-ExchangeOnlineNew-Mailbox -Shared -Name "Soporte Ventas" -DisplayName "Soporte Ventas" -PrimarySmtpAddress soporte.ventas@contoso.comAdd-MailboxPermission -Identity soporte.ventas@contoso.com -User GG-Ventas -AccessRights FullAccess -AutoMapping $trueAdd-RecipientPermission -Identity soporte.ventas@contoso.com -Trustee GG-Ventas -AccessRights SendAs -Confirm:$falseGet-MailboxPermission soporte.ventas@contoso.com | Where-Object User -notlike "NT AUTHORITY*" | Select-Object User, AccessRightsUser                    AccessRights----                    ------------GG-Ventas               {FullAccess}
  • FullAccess abre el buzón; SendAs permite enviar como el buzón; SendOnBehalf (Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo) envía "en nombre de". Pregunta cuál quieren: casi siempre es SendAs.
  • Con -AutoMapping $true, el buzón aparece solo en Outlook en una hora (a veces hace falta cerrar y abrir). Para un grupo, el automapeo no funciona en todas las versiones: si no aparece, el usuario lo añade a mano en Archivo → Configuración de la cuenta → Más opciones → Buzones de correo.
  • Un buzón compartido no necesita licencia si tiene menos de 50 GB y no usa archivo ni retención por litigio. Nadie debe iniciar sesión en él directamente: no tiene contraseña por diseño.

2. Permisos sobre el buzón o el calendario de otra persona

PowerShell · Exchange Online
# Acceso completo al buzón del responsable (por ejemplo, su asistente)Add-MailboxPermission -Identity carlos.rey@contoso.com -User ana.sol@contoso.com -AccessRights FullAccess -AutoMapping $true# Solo el calendario: Editor puede crear y modificar, Reviewer solo leerAdd-MailboxFolderPermission -Identity "carlos.rey@contoso.com:\Calendario" -User ana.sol@contoso.com -AccessRights EditorGet-MailboxFolderPermission -Identity "carlos.rey@contoso.com:\Calendario"FolderName User     AccessRights---------- ----     ------------Calendario Default  {AvailabilityOnly}Calendario Ana Sol  {Editor}

El nombre de la carpeta depende del idioma del buzón: \Calendario en español, \Calendar en inglés. Si el comando dice que la carpeta no existe, prueba el otro. Y apunta en el ticket quién aprobó el acceso.

3. Respuesta automática para otro usuario

Para una baja, una ausencia larga o un usuario que no puede hacerlo él mismo:

PowerShell · Exchange Online
Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity laura.prado@contoso.com -AutoReplyState Scheduled -StartTime "27/10/2026 00:00" -EndTime "07/11/2026 23:59" -InternalMessage "Estoy fuera de la oficina hasta el 10 de noviembre. Para temas urgentes, escribe a soporte.ventas@contoso.com." -ExternalMessage "I am out of the office until 10 November. For urgent matters, please contact soporte.ventas@contoso.com." -ExternalAudience AllGet-MailboxAutoReplyConfiguration laura.prado@contoso.com | Select-Object AutoReplyState, StartTime, EndTimeAutoReplyState : ScheduledStartTime      : 27/10/2026 0:00:00EndTime        : 07/11/2026 23:59:00

Para una baja definitiva, -AutoReplyState Enabled sin fechas, y el texto lo decide el responsable: nunca inventes el motivo de la ausencia.

4. Outlook no abre o no sincroniza

En orden, y para en el primero que funcione:

  1. ¿Funciona en el navegador? outlook.office.com. Si sí, el buzón está bien y el problema es el cliente. Si no, es la cuenta (licencia, contraseña, MFA, bloqueo) y Outlook no tiene la culpa.
  2. Modo seguro: outlook.exe /safe. Si abre, es un complemento: Archivo → Opciones → Complementos → Administrar complementos COM → Ir, y desactiva los de terceros uno a uno.
  3. Estado de la conexión: con Ctrl pulsado, botón derecho sobre el icono de Outlook en la bandeja → Estado de conexión. Todo tiene que estar "Establecido"; si hay "Desconectado" con el buzón bien en el navegador, es la red del equipo (proxy, VPN) o el perfil.
  4. Perfil nuevo: Panel de control → Correo → Mostrar perfiles → Agregar. Un perfil nuevo tarda en descargar el correo, pero resuelve casi todo lo que queda. No borres el antiguo hasta comprobar que el nuevo funciona.
  5. Archivo OST demasiado grande o corrupto: si Outlook abre pero tarda minutos o se cierra, baja el tiempo de correo sin conexión (Archivo → Configuración de la cuenta → la cuenta → Cambiar → 1 año) o renombra el .ost en %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook con Outlook cerrado: se vuelve a crear.

Una regla de reenvío creada por el usuario (o por alguien que entró en su cuenta) es la causa de la mitad de los "me llegan correos raros" y "no me llegan correos". Get-InboxRule -Mailbox laura.prado@contoso.com las lista; si ves una que reenvía fuera, es un ticket de seguridad, no de soporte.

Siguientes pasos

  • Todos los permisos de buzón deberían pasar por un grupo, no por usuarios: cuando alguien cambia de puesto, lo quitas de un sitio.
  • Un informe trimestral de Get-MailboxPermission sobre buzones de dirección evita sorpresas en auditoría.
  • En el Nivel 2 verás reglas de transporte, DKIM/DMARC y el rastreo de mensajes; en el 4, Purview, DLP y las etiquetas de confidencialidad.

¿Falta algo o en tu entorno es distinto? Escríbeme y lo corrijo.

What you'll get

Create a shared mailbox and give a team access, grant permissions on someone else's mailbox or calendar, set an automatic reply for someone who cannot (or has left), and a method for "Outlook won't open".

Before you start

  • The Exchange Administrator or Recipient Administrator role (the latter is enough for mailboxes and permissions).
  • The ExchangeOnlineManagement module (Install-Module ExchangeOnlineManagement -Scope CurrentUser) and Connect-ExchangeOnline.
  • For permissions on someone else's mailbox, a ticket approved by the mailbox owner or their manager. Never on the request of the person who wants in.

1. Shared mailbox

PowerShell · Exchange Online
Connect-ExchangeOnlineNew-Mailbox -Shared -Name "Sales Support" -DisplayName "Sales Support" -PrimarySmtpAddress sales.support@contoso.comAdd-MailboxPermission -Identity sales.support@contoso.com -User GG-Sales -AccessRights FullAccess -AutoMapping $trueAdd-RecipientPermission -Identity sales.support@contoso.com -Trustee GG-Sales -AccessRights SendAs -Confirm:$falseGet-MailboxPermission sales.support@contoso.com | Where-Object User -notlike "NT AUTHORITY*" | Select-Object User, AccessRightsUser                    AccessRights----                    ------------GG-Sales                {FullAccess}
  • FullAccess opens the mailbox; SendAs sends as the mailbox; SendOnBehalf (Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo) sends "on behalf of". Ask which one they want: it is almost always SendAs.
  • With -AutoMapping $true, the mailbox appears in Outlook on its own within an hour (sometimes a restart is needed). For a group, automapping does not work in every version: if it does not show up, the user adds it by hand under File → Account Settings → More settings → Mailboxes.
  • A shared mailbox needs no licence if it is under 50 GB and uses no archive or litigation hold. Nobody should sign in to it directly: it has no password by design.

2. Permissions on someone else's mailbox or calendar

PowerShell · Exchange Online
# Full access to the manager's mailbox (their assistant, for example)Add-MailboxPermission -Identity carlos.rey@contoso.com -User ana.sol@contoso.com -AccessRights FullAccess -AutoMapping $true# Calendar only: Editor can create and change, Reviewer can only readAdd-MailboxFolderPermission -Identity "carlos.rey@contoso.com:\Calendar" -User ana.sol@contoso.com -AccessRights EditorGet-MailboxFolderPermission -Identity "carlos.rey@contoso.com:\Calendar"FolderName User     AccessRights---------- ----     ------------Calendar   Default  {AvailabilityOnly}Calendar   Ana Sol  {Editor}

The folder name depends on the mailbox language: \Calendar in English, \Calendario in Spanish. If the command says the folder does not exist, try the other. And note in the ticket who approved the access.

3. Automatic reply for another user

For a leaver, a long absence or a user who cannot do it themselves:

PowerShell · Exchange Online
Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity laura.prado@contoso.com -AutoReplyState Scheduled -StartTime "27/10/2026 00:00" -EndTime "07/11/2026 23:59" -InternalMessage "I am out of the office until 10 November. For urgent matters, please contact sales.support@contoso.com." -ExternalMessage "I am out of the office until 10 November. For urgent matters, please contact sales.support@contoso.com." -ExternalAudience AllGet-MailboxAutoReplyConfiguration laura.prado@contoso.com | Select-Object AutoReplyState, StartTime, EndTimeAutoReplyState : ScheduledStartTime      : 27/10/2026 0:00:00EndTime        : 07/11/2026 23:59:00

For a permanent leaver, -AutoReplyState Enabled with no dates, and the manager decides the text: never make up the reason for the absence.

4. Outlook won't open or sync

In order, stopping at the first that works:

  1. Does it work in the browser? outlook.office.com. If yes, the mailbox is fine and the problem is the client. If not, it is the account (licence, password, MFA, lockout) and Outlook is not to blame.
  2. Safe mode: outlook.exe /safe. If it opens, it is an add-in: File → Options → Add-ins → Manage COM Add-ins → Go, and disable the third-party ones one at a time.
  3. Connection status: with Ctrl held, right-click the Outlook tray icon → Connection Status. Everything has to be "Established"; if there is "Disconnected" with the mailbox fine in the browser, it is the device's network (proxy, VPN) or the profile.
  4. New profile: Control Panel → Mail → Show Profiles → Add. A new profile takes a while to download mail, but it fixes almost everything left. Don't delete the old one until the new one is confirmed working.
  5. OST file too large or corrupt: if Outlook opens but takes minutes or crashes, reduce the offline mail period (File → Account Settings → the account → Change → 1 year) or rename the .ost in %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook with Outlook closed: it is recreated.

A forwarding rule created by the user (or by someone who got into their account) is the cause of half the "I get strange emails" and "emails don't reach me" tickets. Get-InboxRule -Mailbox laura.prado@contoso.com lists them; if you see one forwarding outside, it is a security ticket, not a support one.

Next steps

  • Every mailbox permission should go through a group, not through users: when someone changes role, you remove them from one place.
  • A quarterly Get-MailboxPermission report on executive mailboxes avoids audit surprises.
  • In Level 2 you'll see transport rules, DKIM/DMARC and message trace; in Level 4, Purview, DLP and sensitivity labels.

Is something missing, or different in your environment? Get in touch and I'll fix it.

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