PMS hotelero: soporte, interfaces y el cargo a habitación desde el TPV

Qué vas a conseguir

Entender el PMS lo bastante para dar soporte a recepción sin ser recepcionista, y resolver el ticket que más se repite entre el restaurante y la recepción: "no me deja cargar a la habitación". El ejemplo usa términos de Oracle OPERA, el PMS más extendido en cadenas; otros PMS tienen las mismas piezas con otros nombres.

Antes de empezar

• Un usuario del PMS con permisos de consulta de reservas y de la configuración de interfaces (no de tarifas ni de facturación: no los necesitas).
• El nombre del servidor o servicio de interfaces y del proveedor de cada interfaz (TPV, cerraduras, centralita, IPTV).
• La lista de puntos de venta del hotel (restaurante, bar, room service, spa) y su código en el TPV.

1. El PMS y sus piezas

• Reserva y perfil: quién es el huésped, en qué habitación está, cuándo llega y se va.
• Folio: la cuenta del huésped, donde se suman la habitación, el restaurante, el minibar o el spa.
• Códigos de transacción: cada tipo de cargo tiene uno (alojamiento, alimentos, bebidas, spa). Contabilidad cuenta los ingresos con ellos.
• Interfaces: los otros sistemas se conectan al PMS a través de un servidor de interfaces (en OPERA, IFC8) o de su API en la nube (OHIP en OPERA Cloud), con protocolos como FIAS.
• Auditoría nocturna: el cierre del día. Pasa los cargos de habitación, cambia la fecha del hotel y saca los informes. Si una interfaz tiene cargos pendientes, se quedan fuera del día.

2. Cómo viaja un cargo a habitación

1. El camarero cierra la mesa y elige Cargo a habitación. Escribe el número de habitación (o el apellido).
2. El TPV envía una consulta al PMS: ¿quién está alojado en la 214?
3. El PMS responde con el huésped (o los huéspedes) de esa habitación y si puede recibir cargos.
4. El camarero elige el huésped, que firma el ticket.
5. El TPV envía el cargo: importe, desglose por tipo (comida, bebida), punto de venta, número de ticket y la reserva.
6. El PMS lo apunta en el folio con el código de transacción que corresponde y contesta con un OK. Si contesta con un rechazo, el TPV lo muestra y la venta sigue abierta.

3. La tabla de correspondencias

Cada punto de venta del TPV, y cada tipo de venta dentro de él, se corresponde con un código de transacción del PMS. Si falta una fila, el cargo se rechaza.

La terraza se abrió la semana pasada y nadie añadió su fila: todos sus cargos a habitación fallan. Es el motivo número uno cuando un punto de venta nuevo "no carga" y los demás sí.

4. El ticket: "no me deja cargar a la habitación"

5. Cuando la interfaz está caída

1. Cuál está caída y desde cuándo: solo la del TPV, desde las 13:42. No es el PMS entero: las cerraduras funcionan.
2. El otro extremo: el servicio de interfaz del TPV en su servidor, arrancado; la red entre ese servidor y el de interfaces (las IP y el puerto están en la hoja de interfaces).
3. Reiniciar en orden: primero el servicio de interfaz del lado del TPV, luego la interfaz en el PMS. Nunca el servidor de interfaces entero en plena hora de comidas: tira también las cerraduras y la centralita.
4. Los cargos pendientes: al reconectar, el TPV reenvía los cargos que no pudo entregar (según cómo esté configurado). Se comprueba en el folio de dos o tres huéspedes que han llegado una sola vez.
5. Si sigue caída, el proveedor del TPV con la hora exacta del último mensaje.

6. Antes de la auditoría nocturna

• Todas las interfaces conectadas y sin cargos pendientes de enviar.
• Los cierres de caja de los puntos de venta hechos: un cargo que llega después de la auditoría cae en el día siguiente.
• Los rechazos del día revisados con recepción: cada uno es un importe que alguien tiene que cobrar.

7. Lo que revisas cada mes

• La tabla de correspondencias frente a los puntos de venta que existen de verdad (los nuevos, añadidos; los cerrados, retirados).
• Los usuarios del PMS: altas con su rol, bajas el último día. El PMS tiene datos personales y de pago de los huéspedes.
• Las versiones del servidor de interfaces y de cada interfaz, con sus proveedores.

Siguientes pasos

• La guía de hotel en pre-apertura tiene el mapa completo de interfaces de un hotel nuevo.
• La de ICG y HIOPOS cubre el lado del TPV.
• La de IPTV en hotel usa la interfaz con el PMS para el mensaje de bienvenida y la factura en pantalla.

¿Falta algo o en tu entorno es distinto? Escríbeme y lo corrijo.