Iñigo GonzálezIT Operations · Infra

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PMS hotelero: soporte, interfaces y el cargo a habitación desde el TPVHotel PMS: support, interfaces and room charges from the POS

Qué es el PMS y por qué todo el hotel depende de él, cómo viaja un cargo del restaurante al folio del huésped, la tabla de correspondencias entre puntos de venta y códigos de transacción, los motivos por los que un cargo se rechaza y qué revisar antes de la auditoría nocturna.What the PMS is and why the whole hotel depends on it, how a restaurant charge travels to the guest's folio, the mapping table between outlets and transaction codes, the reasons a charge is rejected and what to check before the night audit.

Sector 1Sector 1 · PMS hotelero - Soporte e interfaces con el TPVHotel PMS - Support and POS interfaces · 5 min5 min read · ActualizadoUpdated 27 oct 202627 Oct 2026

Qué vas a conseguir

Entender el PMS lo bastante para dar soporte a recepción sin ser recepcionista, y resolver el ticket que más se repite entre el restaurante y la recepción: "no me deja cargar a la habitación". El ejemplo usa términos de Oracle OPERA, el PMS más extendido en cadenas; otros PMS tienen las mismas piezas con otros nombres.

Antes de empezar

  • Un usuario del PMS con permisos de consulta de reservas y de la configuración de interfaces (no de tarifas ni de facturación: no los necesitas).
  • El nombre del servidor o servicio de interfaces y del proveedor de cada interfaz (TPV, cerraduras, centralita, IPTV).
  • La lista de puntos de venta del hotel (restaurante, bar, room service, spa) y su código en el TPV.

1. El PMS y sus piezas

  • Reserva y perfil: quién es el huésped, en qué habitación está, cuándo llega y se va.
  • Folio: la cuenta del huésped, donde se suman la habitación, el restaurante, el minibar o el spa.
  • Códigos de transacción: cada tipo de cargo tiene uno (alojamiento, alimentos, bebidas, spa). Contabilidad cuenta los ingresos con ellos.
  • Interfaces: los otros sistemas se conectan al PMS a través de un servidor de interfaces (en OPERA, IFC8) o de su API en la nube (OHIP en OPERA Cloud), con protocolos como FIAS.
  • Auditoría nocturna: el cierre del día. Pasa los cargos de habitación, cambia la fecha del hotel y saca los informes. Si una interfaz tiene cargos pendientes, se quedan fuera del día.

2. Cómo viaja un cargo a habitación

  1. El camarero cierra la mesa y elige Cargo a habitación. Escribe el número de habitación (o el apellido).
  2. El TPV envía una consulta al PMS: ¿quién está alojado en la 214?
  3. El PMS responde con el huésped (o los huéspedes) de esa habitación y si puede recibir cargos.
  4. El camarero elige el huésped, que firma el ticket.
  5. El TPV envía el cargo: importe, desglose por tipo (comida, bebida), punto de venta, número de ticket y la reserva.
  6. El PMS lo apunta en el folio con el código de transacción que corresponde y contesta con un OK. Si contesta con un rechazo, el TPV lo muestra y la venta sigue abierta.

3. La tabla de correspondencias

Cada punto de venta del TPV, y cada tipo de venta dentro de él, se corresponde con un código de transacción del PMS. Si falta una fila, el cargo se rechaza.

PMS · Interfaces · Correspondencias del TPV
ConfiguraciónInterfacesTPV-RESTAURANTESCorrespondencias
Punto de venta 10 · Restaurante · Comida → 2010 Alimentos restaurante
Punto de venta 10 · Restaurante · Bebida → 2110 Bebidas restaurante
Punto de venta 20 · Bar del lobby · Bebida → 2120 Bebidas bar
Punto de venta 30 · Room service · Comida → 2030 Alimentos room service
Punto de venta 40 · Terraza · (sin correspondencias)

La terraza se abrió la semana pasada y nadie añadió su fila: todos sus cargos a habitación fallan. Es el motivo número uno cuando un punto de venta nuevo "no carga" y los demás sí.

4. El ticket: "no me deja cargar a la habitación"

Lo que dice el TPVCausa probableQué haces
Habitación no encontradaEl huésped ya ha hecho el check-out, o se ha cambiado de habitaciónRecepción confirma la habitación actual; si ya se fue, se cobra en el momento
Huésped sin crédito / no admite cargosLa reserva está marcada como No Post (sin cargos) o ha superado el límite de créditoLo decide recepción, no IT: suele ser un huésped sin tarjeta de garantía
Código de transacción no válidoFalta la correspondencia del punto de venta (apartado 3)Se añade la fila con el responsable de contabilidad y se reenvía el cargo
Sin respuesta del PMS / tiempo de esperaLa interfaz está caídaApartado 5
Cargo duplicadoEl TPV reintentó tras un tiempo de espera y el primer cargo sí llegóRecepción anula uno en el folio; se revisa el tiempo de espera de la interfaz

5. Cuando la interfaz está caída

PMS · Interfaces · Estado
ConfiguraciónInterfacesEstado de las interfaces
TPV-RESTAURANTES Desconectada Último mensaje: 27/10/2026 13:42:18
CERRADURAS Conectada Último mensaje: 27/10/2026 14:05:51
CENTRALITA Conectada Último mensaje: 27/10/2026 14:05:47
IPTV Conectada Último mensaje: 27/10/2026 14:04:02
  1. Cuál está caída y desde cuándo: solo la del TPV, desde las 13:42. No es el PMS entero: las cerraduras funcionan.
  2. El otro extremo: el servicio de interfaz del TPV en su servidor, arrancado; la red entre ese servidor y el de interfaces (las IP y el puerto están en la hoja de interfaces).
  3. Reiniciar en orden: primero el servicio de interfaz del lado del TPV, luego la interfaz en el PMS. Nunca el servidor de interfaces entero en plena hora de comidas: tira también las cerraduras y la centralita.
  4. Los cargos pendientes: al reconectar, el TPV reenvía los cargos que no pudo entregar (según cómo esté configurado). Se comprueba en el folio de dos o tres huéspedes que han llegado una sola vez.
  5. Si sigue caída, el proveedor del TPV con la hora exacta del último mensaje.

6. Antes de la auditoría nocturna

  • Todas las interfaces conectadas y sin cargos pendientes de enviar.
  • Los cierres de caja de los puntos de venta hechos: un cargo que llega después de la auditoría cae en el día siguiente.
  • Los rechazos del día revisados con recepción: cada uno es un importe que alguien tiene que cobrar.

7. Lo que revisas cada mes

  • La tabla de correspondencias frente a los puntos de venta que existen de verdad (los nuevos, añadidos; los cerrados, retirados).
  • Los usuarios del PMS: altas con su rol, bajas el último día. El PMS tiene datos personales y de pago de los huéspedes.
  • Las versiones del servidor de interfaces y de cada interfaz, con sus proveedores.

Siguientes pasos

  • La guía de hotel en pre-apertura tiene el mapa completo de interfaces de un hotel nuevo.
  • La de ICG y HIOPOS cubre el lado del TPV.
  • La de IPTV en hotel usa la interfaz con el PMS para el mensaje de bienvenida y la factura en pantalla.

¿Falta algo o en tu entorno es distinto? Escríbeme y lo corrijo.

What you'll get

Understanding the PMS well enough to support the front office without being a receptionist, and solving the most repeated ticket between the restaurant and reception: "it won't let me charge it to the room". The example uses Oracle OPERA terms, the most widespread PMS in hotel chains; other PMSs have the same pieces under other names.

Before you start

  • A PMS user with permission to look up reservations and the interface configuration (not rates or billing: you don't need them).
  • The name of the interface server or service and the vendor of each interface (POS, door locks, PBX, IPTV).
  • The list of the hotel's outlets (restaurant, bar, room service, spa) and their code in the POS.

1. The PMS and its pieces

  • Reservation and profile: who the guest is, which room they are in, when they arrive and leave.
  • Folio: the guest's bill, which adds up the room, the restaurant, the minibar or the spa.
  • Transaction codes: each kind of charge has one (accommodation, food, beverage, spa). Accounting counts revenue with them.
  • Interfaces: the other systems connect to the PMS through an interface server (in OPERA, IFC8) or its cloud API (OHIP in OPERA Cloud), with protocols such as FIAS.
  • Night audit: the end of the day. It posts room charges, rolls the hotel date and produces the reports. If an interface has pending charges, they miss the day.

2. How a room charge travels

  1. The waiter closes the table and picks Room charge. They type the room number (or the surname).
  2. The POS sends an inquiry to the PMS: who is staying in 214?
  3. The PMS answers with the guest (or guests) in that room and whether they can receive charges.
  4. The waiter picks the guest, who signs the receipt.
  5. The POS sends the charge: amount, breakdown by type (food, beverage), outlet, receipt number and the reservation.
  6. The PMS posts it to the folio with the matching transaction code and answers OK. If it answers with a rejection, the POS shows it and the sale stays open.

3. The mapping table

Each POS outlet, and each sale type within it, maps to a PMS transaction code. If a row is missing, the charge is rejected.

PMS · Interfaces · POS mappings
ConfigurationInterfacesPOS-RESTAURANTSMappings
Outlet 10 · Restaurant · Food → 2010 Restaurant food
Outlet 10 · Restaurant · Beverage → 2110 Restaurant beverage
Outlet 20 · Lobby bar · Beverage → 2120 Bar beverage
Outlet 30 · Room service · Food → 2030 Room service food
Outlet 40 · Terrace · (no mappings)

The terrace opened last week and nobody added its row: all its room charges fail. It is the number one reason a new outlet "won't post" while the others do.

4. The ticket: "it won't let me charge it to the room"

What the POS saysLikely causeWhat you do
Room not foundThe guest has checked out, or moved roomReception confirms the current room; if they have left, take payment there and then
Guest has no credit / no posting allowedThe reservation is flagged No Post or is over its credit limitReception decides, not IT: usually a guest without a guarantee card
Invalid transaction codeThe outlet's mapping is missing (section 3)Add the row with the accounting lead and resend the charge
No answer from the PMS / timeoutThe interface is downSection 5
Duplicate chargeThe POS retried after a timeout and the first charge did arriveReception voids one on the folio; review the interface timeout

5. When the interface is down

PMS · Interfaces · Status
ConfigurationInterfacesInterface status
POS-RESTAURANTS Disconnected Last message: 27/10/2026 13:42:18
DOOR-LOCKS Connected Last message: 27/10/2026 14:05:51
PBX Connected Last message: 27/10/2026 14:05:47
IPTV Connected Last message: 27/10/2026 14:04:02
  1. Which one is down and since when: only the POS one, since 13:42. It isn't the whole PMS: the door locks work.
  2. The other end: the POS interface service on its server, running; the network between that server and the interface server (IPs and port are in the interfaces sheet).
  3. Restart in order: first the interface service on the POS side, then the interface in the PMS. Never the whole interface server in the middle of lunch service: it also drops the door locks and the PBX.
  4. The pending charges: on reconnecting, the POS resends the charges it couldn't deliver (depending on how it is configured). Check on two or three guests' folios that they arrived exactly once.
  5. If it is still down, the POS vendor with the exact time of the last message.

6. Before the night audit

  • Every interface connected with no charges waiting to be sent.
  • The outlets' end-of-day closes done: a charge arriving after the audit lands on the next day.
  • The day's rejections reviewed with reception: each one is an amount someone has to collect.

7. What you review each month

  • The mapping table against the outlets that actually exist (new ones added; closed ones removed).
  • PMS users: joiners with their role, leavers on their last day. The PMS holds guests' personal and payment data.
  • The versions of the interface server and of each interface, with their vendors.

Next steps

  • The hotel pre-opening guide has the full interface map of a new hotel.
  • The ICG and HIOPOS guide covers the POS side.
  • The hotel IPTV guide uses the PMS interface for the welcome message and the bill on screen.

Is something missing, or different in your environment? Get in touch and I'll fix it.

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