Exchange Online: buzón lleno, cuotas, archivo en línea, directiva de retención y el NDR 5.2.2Exchange Online: mailbox full, quotas, online archive, retention policy and the NDR 5.2.2
Cuánto ocupa un buzón y cuánto le permite su licencia, qué carpetas lo llenan, la carpeta Elementos recuperables y su cuota, el archivo en línea con la directiva MRM que mueve lo antiguo, el archivo de expansión automática y un usuario al que los clientes le rebotan los correos con 554 5.2.2 mailbox full.How big a mailbox is and how much its licence allows, which folders fill it, the Recoverable Items folder and its quota, the online archive with the MRM policy that moves old mail, auto-expanding archiving, and a user whose customers get 554 5.2.2 mailbox full bounces.
Nivel 1Level 1 · Outlook y Exchange OnlineOutlook and Exchange Online · 8 min8 min read · ActualizadoUpdated3 nov 20263 Nov 2026
Resolver de verdad un buzón lleno en Exchange Online: medir cuánto ocupa y cuál es su límite, encontrar qué carpetas lo llenan, activar el archivo en línea con una directiva que mueva el correo antiguo sin que el usuario haga nada, y entender por qué a veces el buzón "está lleno" aunque el usuario no vea tanto correo. Sin borrar nada del usuario sin su acuerdo.
Antes de empezar
Rol de Administrador de Exchange o Administración de destinatarios, el módulo ExchangeOnlineManagement y Connect-ExchangeOnline.
La licencia del usuario: de ella depende el tamaño máximo del buzón y del archivo. No se puede subir la cuota por encima de lo que da la licencia; solo bajarla.
Saber si la organización tiene retenciones (litigio, eDiscovery, directivas de retención de Purview): cambian lo que ocurre con lo borrado.
TotalItemSize es lo que el usuario ve y lo que cuenta para la cuota. TotalDeletedItemSize es la carpeta Elementos recuperables, invisible para él y con su propia cuota.
Los tres umbrales: aviso (le llega un correo), prohibir envío (no puede enviar) y prohibir envío y recepción (Exchange rechaza el correo entrante y el remitente recibe un NDR).
Este buzón tiene la cuota en 50 GB: o su licencia la da así (Office 365 E1, Exchange Online Plan 1) o alguien la bajó a mano. Compara con la tabla de la sección 5.
El tamaño que muestra Outlook en local (el .ost) no es el del buzón: bajar el tiempo de correo sin conexión aligera el equipo, no el servidor.
Enviados y una carpeta de pedidos o facturas con adjuntos suelen ser la mitad del buzón.
Elementos eliminados cuenta para la cuota: vaciarla libera espacio, y lo vaciado pasa a Elementos recuperables, que tiene cuota propia.
Para el usuario: Archivo › Herramientas › Limpieza del buzón en Outlook muestra el tamaño por carpeta y busca los elementos de más de 1 MB. Que decida él qué sobra.
No borres correo del usuario, ni con Search-Mailbox ni con una búsqueda de contenido y purga, sin su acuerdo por escrito y sin comprobar que no hay retención legal. El buzón puede ser prueba en un litigio o contener lo único que queda de un expediente.
3. El archivo en línea
El archivo es un segundo buzón del usuario en Exchange Online. Aparece en Outlook y en Outlook en la web como otro buzón en el panel de carpetas y no cuenta para la cuota del principal:
También desde el Centro de administración de Exchange: Destinatarios › Buzones › el usuario › Otros › Administrar archivo de buzón.
Al activar el archivo, el buzón queda con la Default MRM Policy si no tenía otra. Su etiqueta Default 2 year move to archive mueve al archivo lo que tiene más de dos años, y Recoverable Items 14 days move to archive hace lo mismo con Elementos recuperables pasados 14 días.
El archivo puede tardar en estar listo. Cuéntaselo al usuario: el correo antiguo "desaparece" de la bandeja y aparece en el archivo, con la misma estructura de carpetas. Nada se borra.
4. Una directiva que mueva antes
Si dos años no bastan (el buzón se llena con correo de un año), una directiva propia con una etiqueta de un año:
PowerShell · directiva de retención con traslado a un año
›New-RetentionPolicyTag "Contoso 1 año al archivo" -Type All -AgeLimitForRetention 365 -RetentionAction MoveToArchive›New-RetentionPolicy "Contoso Archivo 1 año" -RetentionPolicyTagLinks "Contoso 1 año al archivo","Recoverable Items 14 days move to archive","Personal never move to archive"›Set-Mailbox marta.leon@contoso.com -RetentionPolicy "Contoso Archivo 1 año"›Get-Mailbox marta.leon@contoso.com | Format-List RetentionHoldEnabled, ElcProcessingDisabledRetentionHoldEnabled : FalseElcProcessingDisabled : False›Start-ManagedFolderAssistant -Identity marta.leon@contoso.com
Start-ManagedFolderAssistant pone el buzón en cola para que el asistente de carpetas administradas lo procese ya, sin esperar a su ciclo. Aun así, mover decenas de gigas lleva horas o días: vuelve a mirar Get-EXOMailboxStatistics y Get-EXOMailboxStatistics -Archive al día siguiente.
Si RetentionHoldEnabled o ElcProcessingDisabled están en True, el asistente no mueve nada. Alguien los puso por un motivo: pregunta antes de quitarlos.
La etiqueta Personal never move to archive deja al usuario excluir una carpeta concreta desde Outlook.
Las directivas MRM conviven con las de retención de Purview. Si la organización usa Purview, consulta con quien la gestiona antes de crear una MRM nueva.
5. Licencias, cuotas y el archivo de expansión automática
Valores de la descripción del servicio de Exchange Online a noviembre de 2026 (revísalos en Exchange Online limits, cambian):
Licencia
Buzón principal
Archivo
Microsoft 365 Business Basic y Standard
100 GB
50 GB
Microsoft 365 Business Premium
100 GB
1,5 TB con expansión automática
Microsoft 365 / Office 365 E3 y E5
100 GB
1,5 TB con expansión automática
Office 365 E1, Exchange Online Plan 1
50 GB
50 GB (más con el complemento Exchange Online Archiving)
F3
2 GB
No incluido
La cuota real de cada buzón la dice Get-Mailbox, no la tabla: un administrador puede haberla bajado, y un buzón creado hace años puede conservar un valor antiguo.
Expansión automática: con la licencia adecuada, el archivo empieza con 100 GB y crece por tramos hasta 1,5 TB. Se activa por usuario con Enable-Mailbox marta.leon@contoso.com -AutoExpandingArchive o para toda la organización con Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive. No se puede desactivar después; los tramos nuevos tardan en aprovisionarse.
Elementos recuperables: 30 GB sin retención; 100 GB si el buzón está en retención. Si se llena, el usuario no puede borrar ("No se pudo completar la operación") ni a veces aceptar reuniones. Con el archivo activado, la etiqueta de 14 días vacía esa carpeta hacia el archivo.
El archivo es para el correo del propio usuario. Copiar a un buzón el correo de otros para archivarlo no está permitido por las condiciones del servicio.
6. El ticket: "me dice que el buzón está lleno y a los clientes les rebotan los correos"
Martes, 10:20. Marta, de administración, tiene en Outlook la barra roja Su buzón está lleno y no puede enviar. Un cliente le reenvía por WhatsApp el rebote que recibe:
Informe de no entrega · para el remitente externo
Your message to marta.leon@contoso.com couldn't be delivered.
marta.leon's mailbox is full.
Remote Server returned '554 5.2.2 mailbox full; STOREDRV.Deliver.ExceptionQuotaExceededException.MapiExceptionQuotaExceeded'
Qué umbral ha pasado: Get-EXOMailboxStatistics da 49,62 GB con la cuota en 50 GB. Ha superado prohibir envío (49,5 GB) y está a punto de prohibir envío y recepción; parte del correo entrante ya rebota. El correo rechazado no se encola en Exchange: el remitente tiene que volver a enviarlo.
Qué permite su licencia: Marta tiene Business Standard, que da 100 GB, pero Get-Mailbox dice 50 GB. Alguien la limitó hace tiempo o el buzón conserva el valor de cuando se creó. Con el visto bueno del responsable, la cuota vuelve al máximo de su licencia: Set-Mailbox marta.leon@contoso.com -ProhibitSendReceiveQuota 100GB -ProhibitSendQuota 99GB -IssueWarningQuota 98GB. En minutos vuelve a enviar y recibir.
Si ya estuviera en el máximo, no hay cuota que subir. El alivio inmediato es que Marta vacíe Elementos eliminados (5 GB aquí) y mueva o borre ella misma los adjuntos grandes que no necesite.
La solución que dura: archivo en línea y directiva de un año (secciones 3 y 4), Start-ManagedFolderAssistant y seguimiento al día siguiente. En Business Standard el archivo se queda en 50 GB; si se llenará pronto, toca hablar de licencia (Exchange Online Archiving o un plan superior) con quien la paga.
Avisar a los remitentes: el cliente y quien haya escrito esa mañana deben reenviar. Marta lo hace desde su propio correo una vez resuelto.
En el ticket: tamaño antes y después, cuota anterior y nueva con quién la aprobó, archivo activado, directiva asignada y la fecha en que se revisa que el traslado ha terminado.
Un informe mensual de buzones por encima del 90 % de su cuota (Get-EXOMailbox -ResultSize Unlimited con Get-EXOMailboxStatistics) evita que el problema llegue como incidencia.
Las directivas de retención de Purview, las retenciones por litigio y la búsqueda de contenido son el siguiente paso cuando hay que conservar o eliminar correo por norma, no por espacio.
Fixing a full mailbox in Exchange Online properly: measuring how much it holds and what its limit is, finding which folders fill it, turning on the online archive with a policy that moves old mail without the user doing anything, and understanding why a mailbox is sometimes "full" even though the user doesn't see that much mail. Without deleting any of the user's mail without their agreement.
Before you start
The Exchange Administrator or Recipient Management role, the ExchangeOnlineManagement module and Connect-ExchangeOnline.
The user's licence: it sets the maximum size of the mailbox and the archive. You can't raise the quota above what the licence gives; only lower it.
Knowing whether the organisation uses holds (litigation, eDiscovery, Purview retention policies): they change what happens to deleted mail.
TotalItemSize is what the user sees and what counts towards the quota. TotalDeletedItemSize is the Recoverable Items folder, invisible to them and with its own quota.
The three thresholds: warning (they get an email), prohibit send (they can't send) and prohibit send and receive (Exchange rejects incoming mail and the sender gets an NDR).
This mailbox's quota is 50 GB: either its licence gives that (Office 365 E1, Exchange Online Plan 1) or someone lowered it by hand. Compare with the table in section 5.
The size Outlook shows locally (the .ost) is not the mailbox size: reducing the offline mail period lightens the device, not the server.
Sent Items and an orders or invoices folder full of attachments are often half the mailbox.
Deleted Items counts towards the quota: emptying it frees space, and what is emptied moves to Recoverable Items, which has its own quota.
For the user: File › Tools › Mailbox Cleanup in Outlook shows the size per folder and finds items over 1 MB. Let them decide what goes.
Don't delete the user's mail, with Search-Mailbox or with a content search and purge, without their written agreement and without checking there is no legal hold. The mailbox may be evidence in litigation or hold the only remaining copy of a case file.
3. The online archive
The archive is a second mailbox for the user in Exchange Online. It shows in Outlook and Outlook on the web as another mailbox in the folder pane and doesn't count towards the primary's quota:
Also from the Exchange admin center: Recipients › Mailboxes › the user › Others › Manage mailbox archive.
When the archive is turned on, the mailbox gets the Default MRM Policy if it had no other. Its Default 2 year move to archive tag moves anything older than two years to the archive, and Recoverable Items 14 days move to archive does the same with Recoverable Items after 14 days.
The archive can take a while to be ready. Tell the user: old mail "disappears" from the inbox and shows up in the archive, with the same folder structure. Nothing is deleted.
4. A policy that moves sooner
If two years isn't enough (the mailbox fills up with a year's mail), your own policy with a one-year tag:
PowerShell · retention policy moving at one year
›New-RetentionPolicyTag "Contoso 1 year to archive" -Type All -AgeLimitForRetention 365 -RetentionAction MoveToArchive›New-RetentionPolicy "Contoso Archive 1 year" -RetentionPolicyTagLinks "Contoso 1 year to archive","Recoverable Items 14 days move to archive","Personal never move to archive"›Set-Mailbox marta.leon@contoso.com -RetentionPolicy "Contoso Archive 1 year"›Get-Mailbox marta.leon@contoso.com | Format-List RetentionHoldEnabled, ElcProcessingDisabledRetentionHoldEnabled : FalseElcProcessingDisabled : False›Start-ManagedFolderAssistant -Identity marta.leon@contoso.com
Start-ManagedFolderAssistant queues the mailbox so the Managed Folder Assistant processes it now, instead of waiting for its cycle. Even so, moving tens of gigabytes takes hours or days: check Get-EXOMailboxStatistics and Get-EXOMailboxStatistics -Archive again the next day.
If RetentionHoldEnabled or ElcProcessingDisabled are True, the assistant moves nothing. Someone set them for a reason: ask before clearing them.
The Personal never move to archive tag lets the user exclude a specific folder from Outlook.
MRM policies coexist with Purview retention policies. If the organisation uses Purview, check with whoever runs it before creating a new MRM policy.
5. Licences, quotas and auto-expanding archiving
Values from the Exchange Online service description as of November 2026 (check them in Exchange Online limits, they change):
Licence
Primary mailbox
Archive
Microsoft 365 Business Basic and Standard
100 GB
50 GB
Microsoft 365 Business Premium
100 GB
1.5 TB with auto-expanding
Microsoft 365 / Office 365 E3 and E5
100 GB
1.5 TB with auto-expanding
Office 365 E1, Exchange Online Plan 1
50 GB
50 GB (more with the Exchange Online Archiving add-on)
F3
2 GB
Not included
Each mailbox's real quota is what Get-Mailbox says, not the table: an administrator may have lowered it, and a mailbox created years ago may keep an old value.
Auto-expanding: with the right licence, the archive starts at 100 GB and grows in steps up to 1.5 TB. Turn it on per user with Enable-Mailbox marta.leon@contoso.com -AutoExpandingArchive or for the whole organisation with Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive. It can't be turned off afterwards; new storage takes time to be provisioned.
Recoverable Items: 30 GB without a hold; 100 GB if the mailbox is on hold. When it fills up, the user can't delete ("The operation could not be completed") and sometimes can't accept meetings. With the archive on, the 14-day tag empties that folder into the archive.
The archive is for the user's own mail. Copying other people's mail into a mailbox to archive it is not allowed under the service terms.
6. The ticket: "it says my mailbox is full and customers' emails bounce"
Tuesday, 10:20. Marta, in accounts, has the red Your mailbox is full bar in Outlook and can't send. A customer forwards her the bounce they got:
Non-delivery report · to the external sender
Your message to marta.leon@contoso.com couldn't be delivered.
marta.leon's mailbox is full.
Remote Server returned '554 5.2.2 mailbox full; STOREDRV.Deliver.ExceptionQuotaExceededException.MapiExceptionQuotaExceeded'
Which threshold it has crossed: Get-EXOMailboxStatistics shows 49.62 GB against a 50 GB quota. It is past prohibit send (49.5 GB) and about to hit prohibit send and receive; some incoming mail is already bouncing. Rejected mail is not queued in Exchange: the sender has to send it again.
What her licence allows: Marta has Business Standard, which gives 100 GB, but Get-Mailbox says 50 GB. Someone limited it long ago or the mailbox kept the value it was created with. With the manager's approval, the quota goes back to the licence maximum: Set-Mailbox marta.leon@contoso.com -ProhibitSendReceiveQuota 100GB -ProhibitSendQuota 99GB -IssueWarningQuota 98GB. Within minutes she can send and receive again.
If it were already at the maximum, there is no quota to raise. The immediate relief is for Marta to empty Deleted Items (5 GB here) and move or delete the large attachments she doesn't need herself.
The lasting fix: online archive and a one-year policy (sections 3 and 4), Start-ManagedFolderAssistant and a check the next day. On Business Standard the archive stays at 50 GB; if it will fill up soon, the licence (Exchange Online Archiving or a higher plan) is a conversation with whoever pays for it.
Tell the senders: the customer and anyone who wrote that morning must resend. Marta does it from her own mailbox once it is fixed.
In the ticket: size before and after, old and new quota with who approved it, archive enabled, policy assigned, and the date you check the move has finished.
A monthly report of mailboxes above 90 % of their quota (Get-EXOMailbox -ResultSize Unlimited with Get-EXOMailboxStatistics) keeps the problem from arriving as an incident.
Purview retention policies, litigation holds and content search are the next step when mail has to be kept or deleted by rule, not for space.
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