Una oficina que crece de 15 a 120 personas con sala de trading: qué hace falta en cada fase

Qué vas a conseguir

Que la oficina pase de quince personas a más de cien sin que IT vaya siempre un paso por detrás. Una sede pequeña funciona con una persona que lo sabe todo de memoria; a partir de cierto tamaño, lo que estaba en la cabeza de alguien tiene que estar en un proceso, un inventario y un presupuesto. Con sala de trading el margen es menor: cada puesto nuevo lleva varios monitores, voz y datos de mercado, y llega con fecha de incorporación fija.

Antes de empezar

• El plan de contratación del negocio para los próximos doce o dieciocho meses, por mesa y por trimestre. Sin él, todo lo demás es adivinar.
• El plano de la oficina actual y de cualquier ampliación: puestos, salas, sala de comunicaciones, cuadros eléctricos.
• El inventario actual de equipos, licencias y contratos.
• Quién decide el presupuesto de IT de la sede y en qué fechas se prepara.

1. Las fases y lo que se rompe en cada una

2. Puestos, red y sala de comunicaciones

• Puesto de trading: dos a cuatro monitores (o más), turret de voz, dos tomas de red como mínimo y alimentación suficiente. Calcula el consumo eléctrico por puesto con el instalador, no al final.
• Switches de acceso: deja al menos un 20 % de puertos libres después de cada ampliación. Cuando bajas de eso, la siguiente mesa ya no cabe.
• Sala de comunicaciones: espacio en racks (unidades libres), carga del SAI en porcentaje y autonomía real, climatización y doble alimentación. Con 15 personas cabe en un rack; con 120 y sala de trading, el diseño pasa a ser de núcleo redundante (guía Cisco: switches, routers y salas de comunicaciones de una sede).
• Circuitos: Internet y la conexión con el centro de datos crecen con la plantilla y con los datos de mercado. Un circuito nuevo tarda semanas o meses: pídelo con el plan de contratación, no con la gente ya sentada.

3. Wi-Fi, salas e impresoras

• Wi-Fi: dimensionar por número de dispositivos simultáneos, no por metros cuadrados. Con la plantilla, los portátiles, los móviles y las salas, la densidad se multiplica. Una medición de cobertura tras cada ampliación.
• Salas de reuniones: de una sala con pantalla a varias salas con videoconferencia que tienen que funcionar a las 8:00. A partir de unas pocas, conviene un estándar único y su gestión central (guía Microsoft Teams Rooms sobre Crestron).
• Impresoras: pocas y gestionadas, con impresión segura por tarjeta o PIN. Con más gente, más documentos confidenciales olvidados en la bandeja.

4. Licencias y datos de mercado

• Microsoft 365 y aplicaciones: licencia por perfil, asignada por grupo, y una revisión mensual de licencias asignadas a cuentas inactivas.
• Datos de mercado: las licencias de terminales y fuentes de datos son por usuario, caras y auditadas por el proveedor. Alta y baja ligadas al proceso de incorporación y salida, y una revisión trimestral con cada mesa.
• Contratos con fecha de renovación en un calendario: con más proveedores, alguno se renueva solo si nadie mira.

5. El proceso de incorporación

A partir de unas cuarenta personas, una incorporación preparada la víspera es una incorporación que falla:

1. Recursos humanos avisa con dos semanas como mínimo, con mesa, puesto y perfil.
2. IT prepara cuenta, licencias, grupos y accesos según el perfil.
3. El equipo se prepara con Autopilot o la imagen de la sede y se deja en el puesto el día antes, con monitores y turret probados.
4. El primer día alguien de IT pasa por el puesto en la primera hora.
5. La baja sigue el mismo camino al revés, el mismo día de la salida.

6. Stock y proveedores

• Stock de reserva: portátiles, monitores, bases, auriculares y teclados para cubrir las incorporaciones del mes siguiente más un margen para averías. Como referencia, unas semanas de cobertura según el plan de contratación.
• Plazos de entrega reales de cada proveedor, sobre todo en monitores y equipos de red.
• Proveedores con contacto, contrato, SLA y revisión periódica: hardware, cableado, operadores, turrets, salas, impresión.

7. El modelo y el equipo de soporte

• ~15: una persona generalista o soporte remoto, con el service desk global para lo básico.
• ~40-80: un responsable de IT en sitio y un segundo técnico. Hace falta cubrir la apertura del mercado y las vacaciones.
• 120+: un responsable de sede con dos o más técnicos, turnos para cubrir desde antes de la apertura hasta el cierre, y el service desk global como primer nivel con escalado claro.
• Documentación: procedimientos en Confluence o la base de conocimiento, para que cualquiera del equipo resuelva lo mismo de la misma forma.

8. Presupuesto

• Coste por puesto nuevo: equipo, monitores, voz, licencias, datos de mercado y la parte proporcional de red. Multiplicado por el plan de contratación, es la base del presupuesto.
• Inversiones por escalón: un switch más, un rack, un SAI mayor, un circuito nuevo. No llegan en proporción: llegan de golpe cuando se cruza un umbral.
• Renovación del equipamiento existente por antigüedad y fin de soporte (guía Presupuesto de IT).

9. Las métricas que avisan antes

• Puertos libres en los switches de acceso y unidades libres en los racks.
• Carga del SAI y autonomía.
• Clientes por punto de acceso en las horas punta.
• Incorporaciones listas el primer día (porcentaje) y días de aviso de recursos humanos.
• Tickets por usuario al mes y tiempo de resolución por mesa.
• Licencias asignadas frente a usadas, incluidas las de datos de mercado.
• Semanas de cobertura del stock frente al plan de contratación.

Revisa estas cifras cada mes con el plan de contratación delante. Cuando una se acerca al límite, la compra o el cambio ya tiene que estar pedido.

Siguientes pasos

• La guía Device42: inventario de la sala de comunicaciones cubre el inventario que hace falta para saber cuánto espacio queda.
• La guía Alta de usuario detalla la incorporación de punta a punta.
• El repositorio 38-it-asset-lifecycle-planner de mi GitHub calcula qué equipos tocan renovar cada trimestre y cuánto cuestan, y 04-itsm-kpi-dashboard reúne las métricas de soporte.

¿Falta algo o en tu entorno es distinto? Escríbeme y lo corrijo.