Nueve portátiles sin registrar y medio presupuesto en un trimestre: inventario y plan de renovación de la oficina

El problema

En muchas oficinas el inventario está repartido según quién lo cuida. Las salas de comunicaciones están en Device42, los portátiles y los móviles en Intune y Jamf, los monitores y las bases en una hoja de cálculo y las garantías en el portal del fabricante. Cada lista parece completa por separado. Juntas, aparecen los huecos: portátiles en Intune que nadie registró porque se compraron fuera del canal habitual, un portátil que no sincroniza desde hace meses, el portátil de una baja que sigue conectándose semanas después de su último día, switches de acceso sin soporte del fabricante y la garantía del switch de núcleo a seis semanas de vencer. Y cuando llega el presupuesto, la pregunta «qué tenemos que comprar el año que viene» se responde de memoria, hasta que alguien se da cuenta de que los portátiles de una renovación grande y los equipos de sobremesa de la sala de trading vencen todos en el mismo trimestre.

Qué he hecho

• Cobertura: un inventario único cruzado por número de serie entre Device42, las compras, el registro de la oficina y el MDM; equipos en Intune o Jamf sin registro en el inventario, equipos que no se ven desde hace 30 días, números de serie duplicados o que no cuadran y equipos sin responsable o sin sede.
• Salas de comunicaciones: equipos sin soporte del fabricante o fuera de garantía, garantías que vencen en los próximos 90 días, equipos sin posición en el rack o sin responsable, y firmware sin registrar.
• Ciclo de vida: un estado para cada equipo (en almacén, desplegado, en reparación, para retirar, retirado) y una fecha de renovación según la política, con lo que está vencido y lo que vence en los dos próximos trimestres.
• Personas y almacén: equipos asignados a bajas y no devueltos a los 14 días, más equipos de los que permite la política, personas sin ordenador, y el almacén de cada sede frente al mínimo y frente a las renovaciones del próximo trimestre.
• Previsión: las renovaciones de los cuatro próximos trimestres por categoría y sede, con unidades y coste, y lo atrasado aparte.
• report.html con un estado por área y un veredicto global, asset-review.md como informe para la revisión mensual con la previsión lista para el presupuesto, CSV de cada área y un exportador de solo lectura en PowerShell para Device42, Intune (Microsoft Graph) y Jamf Pro.

Cómo está hecho

Python solo con la librería estándar. La demo es un bróker inventado con oficinas en Madrid, París y Ámsterdam y dos salas de comunicaciones: 51 equipos en Device42, unos 300 equipos en Intune y Jamf, 740 líneas de compra y 457 del registro, 198 personas y el almacén de las tres sedes, con los problemas puestos a propósito. 14 tests, un runbook para la revisión mensual y un workflow de GitHub Actions que ejecuta los tests y regenera los datos de la demo y la captura.

Qué aprendí

De llevar la IT de una sede, donde uso Device42 para el inventario de las salas de comunicaciones (racks, equipos de red y servidores) y una consola de operaciones con PowerShell para el inventario y el control de activos; de gestionar macOS, iOS, Android y Windows con Intune y Jamf Pro; de la relación con Dell para el hardware y las renovaciones; y de preparar y seguir el presupuesto anual de IT en una empresa con varias sedes. Las lecciones que dan forma a la herramienta son que el número de serie es la única clave que comparten todos los sistemas; que un equipo que el MDM ve y nadie compró sigue siendo tuyo, sin garantía y sin fecha de renovación; que un portátil que no se ve desde hace semanas es una respuesta esperando una pregunta; que en las salas de comunicaciones el fin de soporte manda sobre la antigüedad; y que un presupuesto hecho con las fechas de compra enseña las olas antes de que lleguen.

Siguientes pasos

• Ejecutarlo con las exportaciones reales de una sede y ajustar la política de renovación, los costes unitarios y la política de equipos por persona con los responsables de la sede y de finanzas.
• Leer las compras y las garantías desde la API del fabricante por número de serie en lugar de un CSV.
• Volcar los equipos de usuario en Device42 por número de serie, para que sea el inventario único de toda la oficina y este informe lo compruebe en lugar de construirlo.

¿Quieres llevarlo a tu entorno o adaptarlo a tu caso? Escríbeme y lo vemos.