Qué vas a conseguir
Que la oficina pase de quince personas a más de cien sin que IT vaya siempre un paso por detrás. Una sede pequeña funciona con una persona que lo sabe todo de memoria; a partir de cierto tamaño, lo que estaba en la cabeza de alguien tiene que estar en un proceso, un inventario y un presupuesto. Con sala de trading el margen es menor: cada puesto nuevo lleva varios monitores, voz y datos de mercado, y llega con fecha de incorporación fija.
Antes de empezar
- El plan de contratación del negocio para los próximos doce o dieciocho meses, por mesa y por trimestre. Sin él, todo lo demás es adivinar.
- El plano de la oficina actual y de cualquier ampliación: puestos, salas, sala de comunicaciones, cuadros eléctricos.
- El inventario actual de equipos, licencias y contratos.
- Quién decide el presupuesto de IT de la sede y en qué fechas se prepara.
1. Las fases y lo que se rompe en cada una
| Tamaño | Cómo funciona | Qué se rompe |
|---|---|---|
| ~15 personas | Una persona de IT o soporte remoto, todo improvisado | Nada todavía: el conocimiento está en una cabeza |
| ~40 personas | Llegan las primeras mesas completas | Las incorporaciones se preparan la víspera; falta stock; la sala de comunicaciones se llena |
| ~80 personas | Varias mesas, más salas, más proveedores | Los puertos del switch, la Wi-Fi en las horas punta, las licencias sin control, el soporte sin turnos |
| 120+ personas | Una sede con equipo de IT propio | Lo que no esté en un proceso: cambios, inventario, proveedores, presupuesto |
2. Puestos, red y sala de comunicaciones
- Puesto de trading: dos a cuatro monitores (o más), turret de voz, dos tomas de red como mínimo y alimentación suficiente. Calcula el consumo eléctrico por puesto con el instalador, no al final.
- Switches de acceso: deja al menos un 20 % de puertos libres después de cada ampliación. Cuando bajas de eso, la siguiente mesa ya no cabe.
- Sala de comunicaciones: espacio en racks (unidades libres), carga del SAI en porcentaje y autonomía real, climatización y doble alimentación. Con 15 personas cabe en un rack; con 120 y sala de trading, el diseño pasa a ser de núcleo redundante (guía Cisco: switches, routers y salas de comunicaciones de una sede).
- Circuitos: Internet y la conexión con el centro de datos crecen con la plantilla y con los datos de mercado. Un circuito nuevo tarda semanas o meses: pídelo con el plan de contratación, no con la gente ya sentada.
3. Wi-Fi, salas e impresoras
- Wi-Fi: dimensionar por número de dispositivos simultáneos, no por metros cuadrados. Con la plantilla, los portátiles, los móviles y las salas, la densidad se multiplica. Una medición de cobertura tras cada ampliación.
- Salas de reuniones: de una sala con pantalla a varias salas con videoconferencia que tienen que funcionar a las 8:00. A partir de unas pocas, conviene un estándar único y su gestión central (guía Microsoft Teams Rooms sobre Crestron).
- Impresoras: pocas y gestionadas, con impresión segura por tarjeta o PIN. Con más gente, más documentos confidenciales olvidados en la bandeja.
4. Licencias y datos de mercado
- Microsoft 365 y aplicaciones: licencia por perfil, asignada por grupo, y una revisión mensual de licencias asignadas a cuentas inactivas.
- Datos de mercado: las licencias de terminales y fuentes de datos son por usuario, caras y auditadas por el proveedor. Alta y baja ligadas al proceso de incorporación y salida, y una revisión trimestral con cada mesa.
- Contratos con fecha de renovación en un calendario: con más proveedores, alguno se renueva solo si nadie mira.
5. El proceso de incorporación
A partir de unas cuarenta personas, una incorporación preparada la víspera es una incorporación que falla:
- Recursos humanos avisa con dos semanas como mínimo, con mesa, puesto y perfil.
- IT prepara cuenta, licencias, grupos y accesos según el perfil.
- El equipo se prepara con Autopilot o la imagen de la sede y se deja en el puesto el día antes, con monitores y turret probados.
- El primer día alguien de IT pasa por el puesto en la primera hora.
- La baja sigue el mismo camino al revés, el mismo día de la salida.
6. Stock y proveedores
- Stock de reserva: portátiles, monitores, bases, auriculares y teclados para cubrir las incorporaciones del mes siguiente más un margen para averías. Como referencia, unas semanas de cobertura según el plan de contratación.
- Plazos de entrega reales de cada proveedor, sobre todo en monitores y equipos de red.
- Proveedores con contacto, contrato, SLA y revisión periódica: hardware, cableado, operadores, turrets, salas, impresión.
7. El modelo y el equipo de soporte
- ~15: una persona generalista o soporte remoto, con el service desk global para lo básico.
- ~40-80: un responsable de IT en sitio y un segundo técnico. Hace falta cubrir la apertura del mercado y las vacaciones.
- 120+: un responsable de sede con dos o más técnicos, turnos para cubrir desde antes de la apertura hasta el cierre, y el service desk global como primer nivel con escalado claro.
- Documentación: procedimientos en Confluence o la base de conocimiento, para que cualquiera del equipo resuelva lo mismo de la misma forma.
8. Presupuesto
- Coste por puesto nuevo: equipo, monitores, voz, licencias, datos de mercado y la parte proporcional de red. Multiplicado por el plan de contratación, es la base del presupuesto.
- Inversiones por escalón: un switch más, un rack, un SAI mayor, un circuito nuevo. No llegan en proporción: llegan de golpe cuando se cruza un umbral.
- Renovación del equipamiento existente por antigüedad y fin de soporte (guía Presupuesto de IT).
9. Las métricas que avisan antes
- Puertos libres en los switches de acceso y unidades libres en los racks.
- Carga del SAI y autonomía.
- Clientes por punto de acceso en las horas punta.
- Incorporaciones listas el primer día (porcentaje) y días de aviso de recursos humanos.
- Tickets por usuario al mes y tiempo de resolución por mesa.
- Licencias asignadas frente a usadas, incluidas las de datos de mercado.
- Semanas de cobertura del stock frente al plan de contratación.
Revisa estas cifras cada mes con el plan de contratación delante. Cuando una se acerca al límite, la compra o el cambio ya tiene que estar pedido.
Siguientes pasos
- La guía Device42: inventario de la sala de comunicaciones cubre el inventario que hace falta para saber cuánto espacio queda.
- La guía Alta de usuario detalla la incorporación de punta a punta.
- El repositorio 38-it-asset-lifecycle-planner de mi GitHub calcula qué equipos tocan renovar cada trimestre y cuánto cuestan, y 04-itsm-kpi-dashboard reúne las métricas de soporte.
¿Falta algo o en tu entorno es distinto? Escríbeme y lo corrijo.
What you'll get
The office goes from fifteen people to more than a hundred without IT always one step behind. A small site runs on one person who knows everything by heart; past a certain size, what was in someone's head has to be in a process, an inventory and a budget. With a trading floor the margin is smaller: every new desk brings several monitors, voice and market data, and arrives with a fixed start date.
Before you start
- The business's hiring plan for the next twelve to eighteen months, by desk and by quarter. Without it, everything else is guesswork.
- The floor plan of the current office and any expansion: desks, rooms, comms room, electrical boards.
- The current inventory of devices, licences and contracts.
- Who decides the site's IT budget and when it's prepared.
1. The phases and what breaks in each
| Size | How it works | What breaks |
|---|---|---|
| ~15 people | One IT person or remote support, everything improvised | Nothing yet: the knowledge is in one head |
| ~40 people | The first full desks arrive | Onboardings prepared the day before; stock runs short; the comms room fills up |
| ~80 people | Several desks, more rooms, more vendors | Switch ports, Wi-Fi at peak times, uncontrolled licences, support without shifts |
| 120+ people | A site with its own IT team | Whatever isn't in a process: changes, inventory, vendors, budget |
2. Desks, network and comms room
- Trading desk: two to four monitors (or more), voice turret, at least two network points and enough power. Work out the power draw per desk with the installer, not at the end.
- Access switches: keep at least 20% of ports free after each expansion. Below that, the next desk no longer fits.
- Comms room: rack space (free units), UPS load as a percentage and real runtime, cooling and dual power. With 15 people it fits in one rack; with 120 and a trading floor, the design becomes a redundant core (Cisco: switches, routers and comms rooms on a site guide).
- Circuits: Internet and the link to the data centre grow with headcount and market data. A new circuit takes weeks or months: order it with the hiring plan, not when people are already sitting down.
3. Wi-Fi, rooms and printers
- Wi-Fi: sized by number of simultaneous devices, not square metres. With headcount, laptops, phones and rooms, density multiplies. A coverage survey after each expansion.
- Meeting rooms: from one room with a screen to several video conference rooms that must work at 8:00. Past a few rooms, a single standard and central management pay off (Microsoft Teams Rooms on Crestron guide).
- Printers: few and managed, with secure release by card or PIN. More people means more confidential documents left in the tray.
4. Licences and market data
- Microsoft 365 and applications: a licence per role, assigned by group, and a monthly review of licences assigned to inactive accounts.
- Market data: terminal and data feed licences are per user, expensive and audited by the provider. Joiners and leavers tied to the onboarding and offboarding process, and a quarterly review with each desk.
- Contracts with renewal dates in a calendar: with more vendors, one renews by itself if nobody is watching.
5. The onboarding process
From around forty people, an onboarding prepared the day before is an onboarding that fails:
- HR gives at least two weeks' notice, with desk, position and role.
- IT prepares the account, licences, groups and access for the role.
- The device is prepared with Autopilot or the site image and left on the desk the day before, with monitors and turret tested.
- On day one someone from IT stops by the desk in the first hour.
- The leaver follows the same path in reverse, on the day they leave.
6. Stock and vendors
- Spare stock: laptops, monitors, docks, headsets and keyboards to cover the next month's joiners plus a margin for failures. As a reference, a few weeks of cover against the hiring plan.
- Real lead times from each vendor, especially for monitors and network equipment.
- Vendors with contact, contract, SLA and regular review: hardware, cabling, carriers, turrets, rooms, printing.
7. The support model and team
- ~15: one generalist or remote support, with the global service desk for the basics.
- ~40-80: an on-site IT lead and a second engineer. Market open and holidays need covering.
- 120+: a site lead with two or more engineers, shifts covering from before the open to the close, and the global service desk as first line with clear escalation.
- Documentation: procedures in Confluence or the knowledge base, so anyone on the team solves the same thing the same way.
8. Budget
- Cost per new desk: device, monitors, voice, licences, market data and a share of the network. Multiplied by the hiring plan, it's the base of the budget.
- Step investments: another switch, a rack, a bigger UPS, a new circuit. They don't arrive in proportion: they arrive all at once when a threshold is crossed.
- Refresh of existing equipment by age and end of support (IT budget guide).
9. The metrics that warn you first
- Free ports on access switches and free units in racks.
- UPS load and runtime.
- Clients per access point at peak times.
- Joiners ready on day one (percentage) and days of notice from HR.
- Tickets per user per month and resolution time per desk.
- Licences assigned versus used, including market data.
- Weeks of cover of stock against the hiring plan.
Review these figures every month with the hiring plan in front of you. When one nears its limit, the purchase or change should already be ordered.
Next steps
- The Device42: comms room inventory guide covers the inventory you need to know how much room is left.
- The New starter guide details onboarding end to end.
- The 38-it-asset-lifecycle-planner repository on my GitHub works out which devices are due for refresh each quarter and what they cost, and 04-itsm-kpi-dashboard brings the support metrics together.
Is something missing, or different in your environment? Get in touch and I'll fix it.
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