Presupuesto de IT: preparar y seguir el presupuesto anual de una empresa con sedes en varios países

Qué vas a conseguir

Un presupuesto de IT que finanzas entiende, que cada país reconoce como suyo y que puedes defender línea a línea en cualquier mes del año. En una industria multinacional el presupuesto no se hace una vez en octubre y se olvida: los contratos se renuevan en fechas distintas, la plantilla de cada planta sube y baja con la producción, las facturas llegan en varias monedas y cada filial quiere saber qué le toca pagar.

Antes de empezar

• El calendario de finanzas: cuándo se entrega el borrador, cuándo se cierra, cuándo hay reprevisión (forecast) y con qué plantilla se trabaja.
• El real del año en curso por partida, extraído del ERP (cuentas contables y centros de coste de IT de cada sociedad).
• La lista de contratos vigentes: proveedor, objeto, sociedad que firma, fecha de renovación, preaviso y moneda.
• La plantilla prevista por país y tipo de puesto (oficina, planta con PC, planta sin PC), que da recursos humanos.
• La lista de proyectos aprobados o propuestos para el año, con su responsable de negocio.

1. Cómo se ordena el presupuesto

Dos cortes que finanzas va a pedir siempre:

• En una empresa típica el run se lleva la mayor parte, a menudo entre el 70 y el 80 %. Si el change desaparece año tras año, IT solo mantiene y nunca mejora.
• La frontera entre CAPEX y OPEX la marca finanzas, no IT: el importe mínimo para activar un bien, la vida útil por tipo de equipo y si un proyecto se puede activar. Pregúntalo antes de construir el presupuesto, no después.
• La nube y el software como servicio son casi siempre OPEX. Pasar de servidores propios a la nube mueve dinero de una columna a otra, y conviene avisar a finanzas antes de que lo descubran en el cierre.

2. Las partidas de una empresa industrial con varias sedes

Cada línea con su base de cálculo escrita (número de usuarios, equipos, meses), no solo el importe. Cuando cambie la plantilla de una planta, recalcular es cambiar un número, no rehacer la hoja.

3. Contratos y renovaciones

Un calendario de contratos evita las dos sorpresas habituales: la renovación automática de algo que ya no usas y la subida de precio que nadie había previsto.

• Una fecha de aviso en el calendario del equipo antes de cada preaviso: es el momento de negociar, no el día de la renovación.
• Las subidas anuales por índice de precios o por cambio de licenciamiento se presupuestan como una línea aparte, para poder explicarlas.

4. Licencias por plantilla y ciclo de equipos

Las licencias se presupuestan contra la plantilla prevista, y se revisan contra las que realmente están asignadas:

›Connect-MgGraph -Scopes Organization.Read.All›Get-MgSubscribedSku | Select-Object SkuPartNumber, ConsumedUnits, @{n='Contratadas';e={$_.PrepaidUnits.Enabled}}SkuPartNumber        ConsumedUnits Contratadas-------------        ------------- -----------SPE_E3                        1840        1900SPE_F1                        2310        2600EMS                             95         100

En la industria la diferencia entre licencias de trabajador de primera línea (planta, sin puesto fijo) y de oficina pesa mucho: asignar una licencia completa a quien solo necesita el portal del empleado y Teams multiplica el coste de esa persona.

Para los equipos, un ciclo fijo por tipo (por ejemplo, cuatro años para portátiles y cinco para PC de planta) y la lista de equipos que lo cumplen este año, por país. Así el CAPEX de renovación sale del inventario y no de una estimación.

5. Reparto por país y moneda

• Cada contrato se imputa a la sociedad que lo usa. Lo que es global (licencias, ERP, centro de datos) se reparte con una clave acordada con finanzas: por usuarios, por facturación o por sedes.
• La clave se escribe y se aplica igual todo el año. Cambiarla a mitad de año genera desviaciones que no existen.
• Contratos en otra moneda: se presupuestan al tipo de cambio presupuestario que fija finanzas. La diferencia con el tipo real se muestra en una línea propia de efecto divisa, no se mezcla con el consumo.

6. Seguimiento mensual, forecast y el ticket: "el CFO pregunta por qué vamos un 12 % por encima en el tercer trimestre"

Cada mes, con el cierre contable: presupuesto, real y desviación por partida, y una columna de forecast a fin de año.

Cómo prepararlo antes de la reunión:

1. Descompón la desviación en las partidas que la explican. Un 12 % total suele ser tres o cuatro causas, no una.
2. Separa calendario de gasto real. En el ejemplo, el proyecto de la planta nueva adelantó equipos que estaban previstos en el cuarto trimestre: el total del año no cambia, solo cuándo se paga.
3. Lo que sí es más gasto: el circuito de respaldo 4G de la planta 14 se usó durante semanas por la avería del principal y facturó tráfico; las licencias subieron porque la plantilla de verano se contrató antes de lo previsto.
4. Lo que no controla IT: el efecto divisa, con el tipo presupuestario y el real.
5. El forecast: con todo eso, cómo cierra el año. Si el adelanto se compensa en el cuarto trimestre, el año cierra cerca del presupuesto; si no, cuánto y qué propones (retrasar una renovación de equipos, reclamar al operador por la avería).

Al CFO le sirve una tabla con cuatro líneas y una frase por línea. El detalle factura a factura, en un anexo por si lo pide.

7. Lo que revisas cada mes

• Facturas sin imputar o imputadas a la sociedad equivocada.
• Contratos con preaviso en los próximos 90 días.
• Licencias asignadas frente a contratadas, y bajas de personal con licencia aún asignada.
• El forecast actualizado y enviado a finanzas, con las desviaciones explicadas antes de que pregunten.

Siguientes pasos

• La guía de Microsoft 365 y licencias ayuda a ajustar el tipo de licencia de cada perfil.
• La guía de Amazon AWS cubre el control del gasto en la nube, que acaba en la partida de OPEX.
• La guía de Jira Service Management sirve para registrar las peticiones de compra y su aprobación.
• La guía de Backup y DR/BCP explica qué cubre la continuidad, que suele ser una partida que se recorta y no se debería.

¿Falta algo o en tu entorno es distinto? Escríbeme y lo corrijo.