Qué vas a conseguir
Un presupuesto de IT que finanzas entiende, que cada país reconoce como suyo y que puedes defender línea a línea en cualquier mes del año. En una industria multinacional el presupuesto no se hace una vez en octubre y se olvida: los contratos se renuevan en fechas distintas, la plantilla de cada planta sube y baja con la producción, las facturas llegan en varias monedas y cada filial quiere saber qué le toca pagar.
Antes de empezar
- El calendario de finanzas: cuándo se entrega el borrador, cuándo se cierra, cuándo hay reprevisión (forecast) y con qué plantilla se trabaja.
- El real del año en curso por partida, extraído del ERP (cuentas contables y centros de coste de IT de cada sociedad).
- La lista de contratos vigentes: proveedor, objeto, sociedad que firma, fecha de renovación, preaviso y moneda.
- La plantilla prevista por país y tipo de puesto (oficina, planta con PC, planta sin PC), que da recursos humanos.
- La lista de proyectos aprobados o propuestos para el año, con su responsable de negocio.
1. Cómo se ordena el presupuesto
Dos cortes que finanzas va a pedir siempre:
| Corte | Qué separa | Ejemplo |
|---|---|---|
| Run / change | Mantener lo que ya existe frente a cambiar o añadir | Run: licencias, circuitos, soporte del ERP. Change: abrir una planta nueva, migrar el ERP |
| OPEX / CAPEX | Gasto del año frente a inversión que se amortiza en varios años | OPEX: suscripciones, servicios, mantenimiento. CAPEX: portátiles, switches, servidores, proyectos activables |
- En una empresa típica el run se lleva la mayor parte, a menudo entre el 70 y el 80 %. Si el change desaparece año tras año, IT solo mantiene y nunca mejora.
- La frontera entre CAPEX y OPEX la marca finanzas, no IT: el importe mínimo para activar un bien, la vida útil por tipo de equipo y si un proyecto se puede activar. Pregúntalo antes de construir el presupuesto, no después.
- La nube y el software como servicio son casi siempre OPEX. Pasar de servidores propios a la nube mueve dinero de una columna a otra, y conviene avisar a finanzas antes de que lo descubran en el cierre.
2. Las partidas de una empresa industrial con varias sedes
| Partida | Tipo | Cómo se calcula |
|---|---|---|
| Licencias de productividad (correo, ofimática, seguridad) | OPEX run | Plantilla por tipo de licencia × precio del contrato |
| ERP: licencias, soporte del fabricante, socio de mantenimiento | OPEX run | Contrato + bolsa de horas |
| Circuitos WAN e internet por sede | OPEX run | Contrato de cada país, en su moneda |
| Telefonía móvil | OPEX run | Líneas por país × tarifa |
| Renovación de portátiles y PC | CAPEX run | Equipos que cumplen ciclo este año |
| Red y cortafuegos de las plantas | CAPEX run | Fin de soporte del fabricante |
| Proyectos | CAPEX/OPEX change | Ficha de cada proyecto |
| Servicios externos (soporte en planta, guardias) | OPEX run | Contrato por sede |
Cada línea con su base de cálculo escrita (número de usuarios, equipos, meses), no solo el importe. Cuando cambie la plantilla de una planta, recalcular es cambiar un número, no rehacer la hoja.
3. Contratos y renovaciones
Un calendario de contratos evita las dos sorpresas habituales: la renovación automática de algo que ya no usas y la subida de precio que nadie había previsto.
- Una fecha de aviso en el calendario del equipo antes de cada preaviso: es el momento de negociar, no el día de la renovación.
- Las subidas anuales por índice de precios o por cambio de licenciamiento se presupuestan como una línea aparte, para poder explicarlas.
4. Licencias por plantilla y ciclo de equipos
Las licencias se presupuestan contra la plantilla prevista, y se revisan contra las que realmente están asignadas:
Connect-MgGraph -Scopes Organization.Read.AllGet-MgSubscribedSku | Select-Object SkuPartNumber, ConsumedUnits, @{n='Contratadas';e={$_.PrepaidUnits.Enabled}}SkuPartNumber ConsumedUnits Contratadas------------- ------------- -----------SPE_E3 1840 1900SPE_F1 2310 2600EMS 95 100En la industria la diferencia entre licencias de trabajador de primera línea (planta, sin puesto fijo) y de oficina pesa mucho: asignar una licencia completa a quien solo necesita el portal del empleado y Teams multiplica el coste de esa persona.
Para los equipos, un ciclo fijo por tipo (por ejemplo, cuatro años para portátiles y cinco para PC de planta) y la lista de equipos que lo cumplen este año, por país. Así el CAPEX de renovación sale del inventario y no de una estimación.
5. Reparto por país y moneda
- Cada contrato se imputa a la sociedad que lo usa. Lo que es global (licencias, ERP, centro de datos) se reparte con una clave acordada con finanzas: por usuarios, por facturación o por sedes.
- La clave se escribe y se aplica igual todo el año. Cambiarla a mitad de año genera desviaciones que no existen.
- Contratos en otra moneda: se presupuestan al tipo de cambio presupuestario que fija finanzas. La diferencia con el tipo real se muestra en una línea propia de efecto divisa, no se mezcla con el consumo.
6. Seguimiento mensual, forecast y el ticket: "el CFO pregunta por qué vamos un 12 % por encima en el tercer trimestre"
Cada mes, con el cierre contable: presupuesto, real y desviación por partida, y una columna de forecast a fin de año.
Cómo prepararlo antes de la reunión:
- Descompón la desviación en las partidas que la explican. Un 12 % total suele ser tres o cuatro causas, no una.
- Separa calendario de gasto real. En el ejemplo, el proyecto de la planta nueva adelantó equipos que estaban previstos en el cuarto trimestre: el total del año no cambia, solo cuándo se paga.
- Lo que sí es más gasto: el circuito de respaldo 4G de la planta 14 se usó durante semanas por la avería del principal y facturó tráfico; las licencias subieron porque la plantilla de verano se contrató antes de lo previsto.
- Lo que no controla IT: el efecto divisa, con el tipo presupuestario y el real.
- El forecast: con todo eso, cómo cierra el año. Si el adelanto se compensa en el cuarto trimestre, el año cierra cerca del presupuesto; si no, cuánto y qué propones (retrasar una renovación de equipos, reclamar al operador por la avería).
Al CFO le sirve una tabla con cuatro líneas y una frase por línea. El detalle factura a factura, en un anexo por si lo pide.
7. Lo que revisas cada mes
- Facturas sin imputar o imputadas a la sociedad equivocada.
- Contratos con preaviso en los próximos 90 días.
- Licencias asignadas frente a contratadas, y bajas de personal con licencia aún asignada.
- El forecast actualizado y enviado a finanzas, con las desviaciones explicadas antes de que pregunten.
Siguientes pasos
- La guía de Microsoft 365 y licencias ayuda a ajustar el tipo de licencia de cada perfil.
- La guía de Amazon AWS cubre el control del gasto en la nube, que acaba en la partida de OPEX.
- La guía de Jira Service Management sirve para registrar las peticiones de compra y su aprobación.
- La guía de Backup y DR/BCP explica qué cubre la continuidad, que suele ser una partida que se recorta y no se debería.
¿Falta algo o en tu entorno es distinto? Escríbeme y lo corrijo.
What you'll get
An IT budget that finance understands, that each country recognises as its own and that you can defend line by line in any month of the year. In an industrial multinational the budget isn't built once in October and forgotten: contracts renew on different dates, each plant's headcount rises and falls with production, invoices arrive in several currencies and every subsidiary wants to know what it has to pay.
Before you start
- The finance calendar: when the draft is due, when it closes, when there's a reforecast and which headcount figure is used.
- The current year's actuals per line, extracted from the ERP (IT general ledger accounts and cost centres for each legal entity).
- The list of contracts in force: supplier, scope, signing entity, renewal date, notice period and currency.
- The forecast headcount by country and role type (office, plant with a PC, plant without a PC), from HR.
- The list of projects approved or proposed for the year, with their business owner.
1. How the budget is organised
Two cuts finance will always ask for:
| Cut | What it separates | Example |
|---|---|---|
| Run / change | Keeping what exists versus changing or adding | Run: licences, circuits, ERP support. Change: opening a new plant, migrating the ERP |
| OPEX / CAPEX | Expense for the year versus investment depreciated over several years | OPEX: subscriptions, services, maintenance. CAPEX: laptops, switches, servers, capitalisable projects |
- In a typical company run takes most of it, often between 70 and 80%. If change disappears year after year, IT only maintains and never improves.
- The line between CAPEX and OPEX is set by finance, not IT: the minimum amount to capitalise an asset, the useful life per type of equipment and whether a project can be capitalised. Ask before building the budget, not afterwards.
- Cloud and software as a service are almost always OPEX. Moving from your own servers to the cloud shifts money from one column to the other, and finance should hear it from you before they find it at year end.
2. The lines of an industrial company with several sites
| Line | Type | How it's calculated |
|---|---|---|
| Productivity licences (email, office, security) | OPEX run | Headcount per licence type × contract price |
| ERP: licences, vendor support, maintenance partner | OPEX run | Contract + pool of hours |
| WAN and internet circuits per site | OPEX run | Each country's contract, in its currency |
| Mobile phones | OPEX run | Lines per country × tariff |
| Laptop and PC refresh | CAPEX run | Devices reaching end of cycle this year |
| Plant network and firewalls | CAPEX run | Vendor end of support |
| Projects | CAPEX/OPEX change | Each project's sheet |
| External services (on-site plant support, on-call) | OPEX run | Contract per site |
Every line with its basis of calculation written down (number of users, devices, months), not just the amount. When a plant's headcount changes, recalculating means changing one number, not rebuilding the sheet.
3. Contracts and renewals
A contracts calendar avoids the two usual surprises: automatic renewal of something you no longer use, and a price rise nobody had planned for.
- A reminder in the team's calendar before each notice date: that's when you negotiate, not on renewal day.
- Annual increases from price indexation or licensing changes are budgeted as a separate line, so you can explain them.
4. Licences by headcount and the hardware cycle
Licences are budgeted against forecast headcount and reviewed against those actually assigned:
Connect-MgGraph -Scopes Organization.Read.AllGet-MgSubscribedSku | Select-Object SkuPartNumber, ConsumedUnits, @{n='Purchased';e={$_.PrepaidUnits.Enabled}}SkuPartNumber ConsumedUnits Purchased------------- ------------- ---------SPE_E3 1840 1900SPE_F1 2310 2600EMS 95 100In industry the difference between frontline worker licences (plant, no fixed desk) and office licences matters a lot: giving a full licence to someone who only needs the employee portal and Teams multiplies that person's cost.
For devices, a fixed cycle per type (for example, four years for laptops and five for plant PCs) and the list of devices reaching it this year, by country. That way the refresh CAPEX comes from the inventory, not from an estimate.
5. Allocation by country and currency
- Each contract is charged to the entity that uses it. What is global (licences, ERP, data centre) is split with a key agreed with finance: by users, by revenue or by sites.
- The key is written down and applied the same way all year. Changing it mid-year creates variances that don't exist.
- Contracts in another currency are budgeted at the budget exchange rate set by finance. The difference from the actual rate is shown on its own currency effect line, not mixed with consumption.
6. Monthly tracking, forecast and the ticket: "the CFO asks why we are 12% over in Q3"
Every month, with the accounting close: budget, actuals and variance per line, and a forecast column for year end.
How to prepare before the meeting:
- Break the variance down into the lines that explain it. A 12% total is usually three or four causes, not one.
- Separate timing from real spend. In the example, the new plant project brought forward equipment planned for Q4: the year's total doesn't change, only when it's paid.
- What really is extra spend: plant 14's 4G backup circuit was used for weeks during the primary's outage and billed for traffic; licences rose because summer staff were hired earlier than planned.
- What IT doesn't control: the currency effect, with the budget rate and the actual rate.
- The forecast: with all that, how the year closes. If the timing offsets in Q4, the year closes near budget; if not, by how much and what you propose (deferring a device refresh, claiming against the carrier for the outage).
The CFO needs a table with four lines and one sentence per line. The invoice-by-invoice detail goes in an appendix in case they ask.
7. What you review each month
- Invoices not yet charged or charged to the wrong entity.
- Contracts with a notice date in the next 90 days.
- Licences assigned versus purchased, and leavers who still have a licence assigned.
- The updated forecast sent to finance, with variances explained before they ask.
Next steps
- The Microsoft 365 and licences guide helps you match the licence type to each profile.
- The Amazon AWS guide covers cloud spend control, which ends up in the OPEX line.
- The Jira Service Management guide is useful for logging purchase requests and their approval.
- The Backup and DR/BCP guide explains what continuity covers, a line that often gets cut and shouldn't.
Is something missing, or different in your environment? Get in touch and I'll fix it.
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