Corner de marca en un gran almacén: el checklist de IT desde la obra hasta el día de apertura

Qué vas a conseguir

Que un corner de marca dentro de un gran almacén abra a su hora con todo funcionando: el TPV vende, el datáfono cobra, la impresora saca el ticket y el personal entra con su usuario. Un corner es pequeño, pero depende de dos organizaciones a la vez: el gran almacén, dueño del edificio, la red y la sala de comunicaciones de cada planta, y la marca, dueña de sus equipos, sus aplicaciones y su forma de cobrar. La mayoría de los problemas del día de apertura vienen de algo que cada lado creía que ponía el otro.

Antes de empezar

• La fecha de apertura y el calendario de obra: cuándo termina el montaje del mobiliario y cuándo puede entrar IT.
• El contacto del equipo de IT y telecomunicaciones del gran almacén y su procedimiento para pedir un punto de red, normalmente con varias semanas de antelación.
• El plano del corner con la posición de la caja, el mostrador y las tomas eléctricas y de red.
• El modelo de cobro acordado: si las ventas pasan por las cajas del gran almacén o si el corner tiene TPV y datáfono propios de la marca. Todo lo demás depende de esto.
• El kit de equipos preparado y probado en la oficina de la marca antes de viajar: nada se configura por primera vez en la planta.

1. Quién pone qué

Una tabla firmada por los dos lados antes de empezar evita la mitad de las incidencias:

No des por hecho que puedes entrar en la sala de comunicaciones de la planta. Es del edificio: se entra acompañado por sus técnicos y con cita.

2. La red del corner

• Puntos de red: como mínimo uno por equipo fijo (TPV, datáfono si va por cable, impresora) más uno libre. Un switch pequeño debajo del mostrador sirve, pero cuenta con él en el plan y deja el puerto de subida etiquetado.
• Etiquetado en los dos extremos: la toma del corner y la posición del panel de parcheo en la sala de planta. Anota también el puerto del switch del gran almacén.
• VLAN y direccionamiento: pregunta si el gran almacén da DHCP en esa VLAN o si hay que poner IP fija, y qué tráfico deja salir. Muchos edificios solo abren lo que se pide por escrito.
• Respaldo: un router 4G o 5G con su SIM, configurado y probado en la oficina, o un datáfono con SIM propia. Si la red del edificio falla el día de apertura, es lo que mantiene el cobro. La guía Router 4G cuenta cómo usarlo cuando la conexión cae a dos horas de abrir.

3. TPV, datáfonos e impresoras

• TPV: equipo con la imagen de la marca, la tienda dada de alta en el sistema de ventas con su código de punto de venta y los artículos y precios cargados. Comprueba que el inventario de la tienda está en el sistema, no solo el catálogo.
• Datáfono: dado de alta por la entidad de cobro con su código de comercio y su número de terminal. Pide la fecha de activación por escrito y comprueba que el terminal está vinculado al TPV si la venta pasa el importe automáticamente.
• Impresora de tickets: térmica de 80 mm, con su rollo de repuesto y el logotipo cargado si la marca lo usa. Una impresora de etiquetas si el corner etiqueta en sitio (guía Impresoras de tienda).
• Cajón portamonedas si hay cobro en efectivo, conectado a la impresora y probado con una venta.
• Todos los números de serie apuntados en el inventario antes de salir de la oficina.

4. Usuarios y cuentas

• Personal del corner: usuario en el TPV para cada vendedor con su perfil (vendedor, responsable), creado con la fecha de incorporación. Sin usuarios compartidos: las devoluciones y anulaciones tienen que quedar a nombre de alguien.
• Correo y Teams para el responsable, si la marca lo da, siguiendo el proceso de alta (guía Alta de usuario).
• Acceso del personal del gran almacén, si cobra en vuestro TPV en ausencias: decídelo antes, no el primer sábado.
• Contraseñas iniciales entregadas en persona o por un canal seguro, con el cambio obligatorio en el primer acceso.

5. El día de pruebas

Uno o dos días antes de abrir, con el mobiliario montado y el personal presente:

1. Cada equipo enciende, toma IP y llega a sus servicios: ventas, entidad de cobro, VPN si la hay.
2. Venta de prueba completa: artículo escaneado, cobro con tarjeta, ticket impreso. Después una devolución de esa venta y el cierre de caja del día para comprobar que los totales cuadran.
3. Cobro en efectivo con apertura del cajón, si aplica.
4. Prueba del respaldo: desconecta el cable de subida y repite una venta por el router 4G. Si no lo pruebas aquí, el día de apertura no sabrás si funciona.
5. Cada vendedor entra con su usuario y cambia la contraseña.
6. Apunta lo que falta en una lista con responsable y hora. Lo que dependa del gran almacén, por su canal de peticiones, con número.

Haz la venta de prueba con una tarjeta real y un importe pequeño, y anúlala o devuélvela después. Es la única forma de saber que el comercio está activo de verdad.

6. El día de apertura y la entrega

• Presencia física desde una o dos horas antes de abrir hasta pasada la primera hora de venta. La mayoría de los fallos aparecen al encender todo a la vez.
• A mano: el teléfono de los técnicos del gran almacén, el de la entidad de cobro, el router de respaldo cargado y un cable de red largo.
• Primera venta real vigilada: ticket, cobro y que aparece en el sistema de ventas.
• La entrega al soporte que se ocupa después (central, proveedor o servicio de soporte): ficha del corner con puntos de red y su etiqueta, IP, modelos y números de serie, códigos de comercio y terminal, contactos del gran almacén y la lista de pendientes con su fecha.
• Al cerrar el primer día, el cierre de caja cuadra. Si no cuadra, se mira esa misma noche.

Siguientes pasos

• La guía Router 4G cubre el caso de la conexión que cae justo antes de abrir y cómo trabajar con los técnicos del edificio.
• La guía Impresoras de tienda detalla impresoras de tickets y etiquetas sin IT en sitio.
• La guía Hotel en pre-apertura usa el mismo calendario hacia atrás para un proyecto más grande, y el repositorio 24-hospitality-it-preopening de mi GitHub lo convierte en un seguimiento de tareas por fecha.

¿Falta algo o en tu entorno es distinto? Escríbeme y lo corrijo.