Microsoft Teams Rooms: poner en marcha una sala y supervisarla

Qué vas a conseguir

Una sala de reuniones con Microsoft Teams Rooms (MTR) que aparece en el calendario, se une a las reuniones con un toque y se supervisa desde el portal sin ir a la sala. Y un método corto para "la sala no funciona".

Antes de empezar

• Rol de Administrador de Teams y de Exchange (o un compañero que los tenga): la sala es un buzón de recurso.
• Licencia Teams Rooms Pro (o Basic, para menos de 25 salas, sin el portal completo) disponible para asignarla a la cuenta de la sala.
• El equipo de la sala (Crestron, Logitech, Poly, Yealink… con Windows o Android) montado, con la pantalla táctil, la cámara y el audio conectados, y red (cable mejor que Wi-Fi).

1. La cuenta de recurso

La sala es un buzón de tipo sala en Exchange Online con una contraseña que no caduca y la licencia de Teams Rooms. Todo lo demás depende de esto.

›Connect-ExchangeOnline›New-Mailbox -Room -Name "Sala Madrid 2.1" -Alias sala-mad-21 -PrimarySmtpAddress sala-mad-21@contoso.com›Set-CalendarProcessing -Identity sala-mad-21 -AutomateProcessing AutoAccept -AddOrganizerToSubject $false -DeleteComments $false -DeleteSubject $false -RemovePrivateProperty $false -ProcessExternalMeetingMessages $true›Set-Mailbox -Identity sala-mad-21 -Type Regular   # permite iniciar sesión; después vuelve a Room si tu política lo pide›Connect-MgGraph -Scopes "User.ReadWrite.All","Organization.Read.All"›Update-MgUser -UserId sala-mad-21@contoso.com -UsageLocation ES -PasswordPolicies DisablePasswordExpiration -AccountEnabled:$true›$sku = (Get-MgSubscribedSku | Where-Object SkuPartNumber -eq "Microsoft_Teams_Rooms_Pro").SkuId›Set-MgUserLicense -UserId sala-mad-21@contoso.com -AddLicenses @{SkuId = $sku} -RemoveLicenses @()

DeleteComments $false y DeleteSubject $false son lo que hace que la reunión llegue al panel de la sala con el enlace de Teams dentro. Si se dejan por defecto, Exchange borra el cuerpo de la invitación y el botón Unirse no aparece.

Si usáis Conditional Access que exige MFA a todos, la cuenta de la sala no podrá iniciar sesión. Lo habitual es una política específica para las cuentas de sala: exclusión de MFA, pero restringida a las IP de las oficinas o a dispositivos conformes.

2. Inicio de sesión en el dispositivo

En la consola táctil: Más → Configuración → contraseña de administrador → Cuenta, correo y contraseña de la sala, modo Exchange/Teams (o solo Teams si no hay buzón híbrido). Al reiniciar, el panel muestra el nombre de la sala y el calendario del día.

Si pone "Exchange: error de autenticación" pero Teams conecta, el buzón sigue siendo de tipo Room sin permitir inicio de sesión, o la contraseña ha caducado.

3. Periféricos

En Configuración → Periféricos se elige qué cámara, micrófono y altavoz usa la sala. Las barras todo-en-uno (Logitech Rally Bar, Poly Studio) aparecen como un solo dispositivo; con un procesador Crestron y periféricos separados, cada uno va por USB y hay que elegirlos uno a uno. Regla práctica: un solo cable USB desde la barra o el hub al equipo de la sala, sin alargadores de dudosa calidad; la mitad de los "no hay cámara" es un cable.

4. Supervisar desde el portal

Con la licencia Pro, el Teams Rooms Pro Management Portal (portal.rooms.microsoft.com) muestra cada sala, su estado, los periféricos y los incidentes, y permite reiniciar y actualizar sin ir a la sala.

Un ticket en el portal se abre solo cuando un periférico deja de responder o la app lleva sin señal un tiempo. Conviene ir ahí antes de que el usuario lo diga.

5. "La sala no funciona": el orden

1. ¿La consola está encendida y con la hora correcta? Una sala con la hora mal no inicia sesión (certificados). Reinicio desde el portal o apagado físico 30 segundos.
2. ¿Aparece el calendario? Si no, es la cuenta (paso 1 y 2): contraseña, licencia, Conditional Access. Prueba a iniciar sesión con la cuenta de la sala en outlook.office.com desde un portátil: si pide MFA o está bloqueada, ahí está.
3. ¿La reunión no tiene botón Unirse? Set-CalendarProcessing con DeleteComments a $true, o la reunión no es de Teams (invitación sin enlace). Las reuniones de terceros (Zoom, Webex) necesitan la unión directa a invitados activada en la configuración de la sala.
4. ¿No hay audio, vídeo o pantalla compartida? Periféricos (paso 3): cable, hub, o el dispositivo elegido en la configuración no es el que está conectado. Un reinicio del dispositivo reconoce los periféricos de nuevo.
5. ¿Todo bien pero los remotos no oyen? Calidad de red: la sala por Wi-Fi o en una VLAN con QoS mal configurada. El portal muestra la calidad de cada reunión; si es la red, va a redes con la hora y la sala.

Siguientes pasos

• Pon la cuenta de la sala en un grupo con licencias por grupo y una política de Conditional Access propia: así cada sala nueva es dar de alta un buzón y meterlo en el grupo.
• Activa en el portal las actualizaciones automáticas en un anillo de prueba con una sala antes del resto.
• En el Nivel 4 verás el soporte a comités y dirección: cuando una sala de consejo falla, no hay segundo intento.

¿Falta algo o en tu entorno es distinto? Escríbeme y lo corrijo.