SharePoint Online: crear un sitio de equipo, dar permisos bien y entender el uso compartido

Qué vas a conseguir

Un sitio de SharePoint para un equipo con los permisos bien puestos desde el principio, saber por qué un usuario "no ve la carpeta" y recuperar un documento borrado o sobrescrito. Y cómo se comparte fuera de la empresa sin perder el control.

Antes de empezar

• Rol de Administrador de SharePoint para crear sitios y tocar la configuración del tenant. Para administrar un sitio concreto basta con ser propietario del sitio.
• El módulo Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell (Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell) o PnP.PowerShell para automatizar.
• Saber si el sitio va ligado a un equipo de Teams (sí, casi siempre): entonces se crea desde Teams y SharePoint viene detrás.

1. Crear el sitio

Un sitio de equipo lleva un grupo de Microsoft 365 (propietarios y miembros) y un buzón; es el que quieres para un departamento o proyecto. Un sitio de comunicación es para publicar (intranet, noticias), sin grupo.

›Connect-SPOService -Url https://contoso-admin.sharepoint.com›New-SPOSite -Url https://contoso.sharepoint.com/sites/ventas -Title "Ventas" -Owner laura.prado@contoso.com -Template "STS#3" -StorageQuota 26214400 -LocaleId 3082# Mejor aún: con PnP, un sitio de equipo con grupo M365 desde el principio›Connect-PnPOnline -Url https://contoso-admin.sharepoint.com -Interactive›New-PnPSite -Type TeamSite -Title "Ventas" -Alias ventas -Owners laura.prado@contoso.com -Lcid 3082https://contoso.sharepoint.com/sites/ventas

Si el equipo ya existe en Teams, el sitio ya está creado: https://contoso.sharepoint.com/sites/<alias del equipo>. No crees otro.

2. Permisos: tres grupos y nada más

Cada sitio nace con tres grupos de SharePoint: Propietarios (control total), Miembros (editar) y Visitantes (leer). La regla que evita el caos: los usuarios entran en esos grupos (o en el grupo de Microsoft 365, que alimenta Propietarios y Miembros), nunca con permisos directos sobre carpetas sueltas.

Comprobar permisos es la herramienta para "no veo la carpeta": dice exactamente por qué camino tiene (o no tiene) acceso. Si una carpeta tiene permisos únicos (herencia rota), aparece ahí: eso es lo que hace que alguien vea el sitio pero no una carpeta concreta. Se arregla restaurando la herencia o dando acceso en esa carpeta, pero lo primero es mejor.

"Control total" para Miembros, o un grupo de 300 personas en Propietarios, es cómo un sitio acaba con documentos borrados y nadie sabe por quién. Propietarios: dos o tres personas.

3. Uso compartido: lo que ve el usuario

Cuando un usuario pulsa Compartir, lo que puede hacer depende de la configuración del tenant y del sitio:

›Get-SPOTenant | Select-Object SharingCapability, DefaultSharingLinkType, RequireAnonymousLinksExpireInDaysSharingCapability                : ExternalUserSharingOnlyDefaultSharingLinkType           : InternalRequireAnonymousLinksExpireInDays : 30›Get-SPOSite https://contoso.sharepoint.com/sites/ventas | Select-Object SharingCapabilitySharingCapability : Disabled›Set-SPOSite https://contoso.sharepoint.com/sites/ventas -SharingCapability ExternalUserSharingOnly

• Disabled: solo gente de la empresa. Lo normal para RRHH, Finanzas y dirección.
• ExternalUserSharingOnly: invitados que inician sesión (aparecen en Entra ID como #EXT#). Lo normal para proyectos con proveedores.
• ExternalUserAndGuestSharing: enlaces "Cualquiera" sin iniciar sesión. Solo si la política lo permite, y con caducidad.

El sitio nunca puede ser más abierto que el tenant. Si un usuario dice "no me deja compartir con el proveedor", mira primero el sitio y después el tenant.

4. Recuperar: versiones y papelera

• Versiones: en una biblioteca, botón derecho sobre el documento → Historial de versiones → restaurar la de antes del cambio. Está activado por defecto (500 versiones principales). Un documento "sobrescrito" casi nunca está perdido.
• Papelera: Contenido del sitio → Papelera de reciclaje, 93 días. Lo que el usuario borra pasa por ahí; lo que se vacía de ahí, pasa a la papelera de segunda etapa (solo administradores del sitio) hasta completar los 93 días.
• Lo borrado hace más de 93 días o un sitio entero eliminado: Get-SPODeletedSite y Restore-SPODeletedSite para sitios (93 días también); para documentos, la retención de Purview si existe. Después de eso, no hay copia que valga: SharePoint no tiene "backup" clásico, tiene retención.

5. Lo que preguntan en los tickets

• "El sitio va lento o no carga": estado del servicio en el centro de administración de Microsoft 365 antes de nada. Si solo le pasa a uno, caché del navegador o OneDrive sincronizando una biblioteca de 200.000 ficheros (límite recomendado: 300.000 en total por usuario sincronizado).
• "Me pide iniciar sesión todo el rato": Conditional Access y dispositivo no conforme, o un invitado con cuenta en dos tenants.
• "Han desaparecido archivos": Compartido conmigo, vista con filtro, o la papelera. Casi nunca han desaparecido.

Siguientes pasos

• Un informe mensual de sitios con uso compartido externo activo y de enlaces "Cualquiera" vivos: Get-SPOSite -Limit All | Where-Object SharingCapability -ne Disabled.
• Aprende las etiquetas de confidencialidad aplicadas a sitios: deciden el uso compartido y el acceso desde dispositivos no gestionados sin tocar cada sitio.
• En el Nivel 4 verás Purview completo: retención, DLP y las etiquetas que protegen un documento allá donde vaya.

¿Falta algo o en tu entorno es distinto? Escríbeme y lo corrijo.