Iñigo GonzálezIT Operations · Infra

GuíasGuides · Nivel 2Level 2

SharePoint Online: crear un sitio de equipo, dar permisos bien y entender el uso compartidoSharePoint Online: creating a team site, granting permissions properly and understanding sharing

Sitio de equipo con grupo de Microsoft 365, los tres niveles de permiso, el uso compartido externo, versiones y papelera. Con PowerShell para no hacerlo a mano cien veces.A team site with a Microsoft 365 group, the three permission levels, external sharing, versioning and the recycle bin. With PowerShell so you don't do it by hand a hundred times.

Nivel 2Level 2 · SharePointSharePoint · 4 min4 min read · ActualizadoUpdated 21 oct 202621 Oct 2026

Qué vas a conseguir

Un sitio de SharePoint para un equipo con los permisos bien puestos desde el principio, saber por qué un usuario "no ve la carpeta" y recuperar un documento borrado o sobrescrito. Y cómo se comparte fuera de la empresa sin perder el control.

Antes de empezar

  • Rol de Administrador de SharePoint para crear sitios y tocar la configuración del tenant. Para administrar un sitio concreto basta con ser propietario del sitio.
  • El módulo Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell (Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell) o PnP.PowerShell para automatizar.
  • Saber si el sitio va ligado a un equipo de Teams (sí, casi siempre): entonces se crea desde Teams y SharePoint viene detrás.

1. Crear el sitio

Un sitio de equipo lleva un grupo de Microsoft 365 (propietarios y miembros) y un buzón; es el que quieres para un departamento o proyecto. Un sitio de comunicación es para publicar (intranet, noticias), sin grupo.

PowerShell · SharePoint Online
Connect-SPOService -Url https://contoso-admin.sharepoint.comNew-SPOSite -Url https://contoso.sharepoint.com/sites/ventas -Title "Ventas" -Owner laura.prado@contoso.com -Template "STS#3" -StorageQuota 26214400 -LocaleId 3082# Mejor aún: con PnP, un sitio de equipo con grupo M365 desde el principioConnect-PnPOnline -Url https://contoso-admin.sharepoint.com -InteractiveNew-PnPSite -Type TeamSite -Title "Ventas" -Alias ventas -Owners laura.prado@contoso.com -Lcid 3082https://contoso.sharepoint.com/sites/ventas

Si el equipo ya existe en Teams, el sitio ya está creado: https://contoso.sharepoint.com/sites/<alias del equipo>. No crees otro.

2. Permisos: tres grupos y nada más

Cada sitio nace con tres grupos de SharePoint: Propietarios (control total), Miembros (editar) y Visitantes (leer). La regla que evita el caos: los usuarios entran en esos grupos (o en el grupo de Microsoft 365, que alimenta Propietarios y Miembros), nunca con permisos directos sobre carpetas sueltas.

SharePoint · Ventas › Configuración › Permisos del sitio
Propietarios del sitioLaura Prado, Carlos Rey (grupo M365: propietarios)
Miembros del sitioGG-Ventas (34) (grupo M365: miembros)
Visitantes del sitioGG-Direccion (lectura)
Configuración avanzada de permisosComprobar permisos
Usuarioana.sol@contoso.com
ResultadoLeer · dado por · Visitantes del sitio › GG-Direccion

Comprobar permisos es la herramienta para "no veo la carpeta": dice exactamente por qué camino tiene (o no tiene) acceso. Si una carpeta tiene permisos únicos (herencia rota), aparece ahí: eso es lo que hace que alguien vea el sitio pero no una carpeta concreta. Se arregla restaurando la herencia o dando acceso en esa carpeta, pero lo primero es mejor.

"Control total" para Miembros, o un grupo de 300 personas en Propietarios, es cómo un sitio acaba con documentos borrados y nadie sabe por quién. Propietarios: dos o tres personas.

3. Uso compartido: lo que ve el usuario

Cuando un usuario pulsa Compartir, lo que puede hacer depende de la configuración del tenant y del sitio:

PowerShell · SharePoint Online
Get-SPOTenant | Select-Object SharingCapability, DefaultSharingLinkType, RequireAnonymousLinksExpireInDaysSharingCapability                : ExternalUserSharingOnlyDefaultSharingLinkType           : InternalRequireAnonymousLinksExpireInDays : 30Get-SPOSite https://contoso.sharepoint.com/sites/ventas | Select-Object SharingCapabilitySharingCapability : DisabledSet-SPOSite https://contoso.sharepoint.com/sites/ventas -SharingCapability ExternalUserSharingOnly
  • Disabled: solo gente de la empresa. Lo normal para RRHH, Finanzas y dirección.
  • ExternalUserSharingOnly: invitados que inician sesión (aparecen en Entra ID como #EXT#). Lo normal para proyectos con proveedores.
  • ExternalUserAndGuestSharing: enlaces "Cualquiera" sin iniciar sesión. Solo si la política lo permite, y con caducidad.

El sitio nunca puede ser más abierto que el tenant. Si un usuario dice "no me deja compartir con el proveedor", mira primero el sitio y después el tenant.

4. Recuperar: versiones y papelera

  • Versiones: en una biblioteca, botón derecho sobre el documento → Historial de versiones → restaurar la de antes del cambio. Está activado por defecto (500 versiones principales). Un documento "sobrescrito" casi nunca está perdido.
  • Papelera: Contenido del sitio → Papelera de reciclaje, 93 días. Lo que el usuario borra pasa por ahí; lo que se vacía de ahí, pasa a la papelera de segunda etapa (solo administradores del sitio) hasta completar los 93 días.
  • Lo borrado hace más de 93 días o un sitio entero eliminado: Get-SPODeletedSite y Restore-SPODeletedSite para sitios (93 días también); para documentos, la retención de Purview si existe. Después de eso, no hay copia que valga: SharePoint no tiene "backup" clásico, tiene retención.

5. Lo que preguntan en los tickets

  • "El sitio va lento o no carga": estado del servicio en el centro de administración de Microsoft 365 antes de nada. Si solo le pasa a uno, caché del navegador o OneDrive sincronizando una biblioteca de 200.000 ficheros (límite recomendado: 300.000 en total por usuario sincronizado).
  • "Me pide iniciar sesión todo el rato": Conditional Access y dispositivo no conforme, o un invitado con cuenta en dos tenants.
  • "Han desaparecido archivos": Compartido conmigo, vista con filtro, o la papelera. Casi nunca han desaparecido.

Siguientes pasos

  • Un informe mensual de sitios con uso compartido externo activo y de enlaces "Cualquiera" vivos: Get-SPOSite -Limit All | Where-Object SharingCapability -ne Disabled.
  • Aprende las etiquetas de confidencialidad aplicadas a sitios: deciden el uso compartido y el acceso desde dispositivos no gestionados sin tocar cada sitio.
  • En el Nivel 4 verás Purview completo: retención, DLP y las etiquetas que protegen un documento allá donde vaya.

¿Falta algo o en tu entorno es distinto? Escríbeme y lo corrijo.

What you'll get

A SharePoint site for a team with permissions set properly from day one, knowing why a user "can't see the folder", and recovering a deleted or overwritten document. Plus how sharing outside the company works without losing control.

Before you start

  • The SharePoint Administrator role to create sites and touch tenant settings. To administer one site, being a site owner is enough.
  • The Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell module (Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell) or PnP.PowerShell to automate.
  • Know whether the site is tied to a Teams team (yes, almost always): then it is created from Teams and SharePoint follows.

1. Create the site

A team site carries a Microsoft 365 group (owners and members) and a mailbox; it is what you want for a department or project. A communication site is for publishing (intranet, news), with no group.

PowerShell · SharePoint Online
Connect-SPOService -Url https://contoso-admin.sharepoint.comNew-SPOSite -Url https://contoso.sharepoint.com/sites/sales -Title "Sales" -Owner laura.prado@contoso.com -Template "STS#3" -StorageQuota 26214400 -LocaleId 1033# Better still: with PnP, a group-connected team site from the startConnect-PnPOnline -Url https://contoso-admin.sharepoint.com -InteractiveNew-PnPSite -Type TeamSite -Title "Sales" -Alias sales -Owners laura.prado@contoso.com -Lcid 1033https://contoso.sharepoint.com/sites/sales

If the team already exists in Teams, the site is already there: https://contoso.sharepoint.com/sites/<team alias>. Don't create another one.

2. Permissions: three groups and nothing else

Every site is born with three SharePoint groups: Owners (full control), Members (edit) and Visitors (read). The rule that avoids chaos: users go into those groups (or into the Microsoft 365 group, which feeds Owners and Members), never with direct permissions on loose folders.

SharePoint · Sales › Settings › Site permissions
Site ownersLaura Prado, Carlos Rey (M365 group: owners)
Site membersGG-Sales (34) (M365 group: members)
Site visitorsGG-Management (read)
Advanced permissions settingsCheck Permissions
Userana.sol@contoso.com
ResultRead · given through · Site visitors › GG-Management

Check Permissions is the tool for "I can't see the folder": it says exactly through which path they have (or don't have) access. If a folder has unique permissions (broken inheritance), it shows there: that is what makes someone see the site but not one folder. Fix it by restoring inheritance or granting access on that folder, but the first is better.

"Full control" for Members, or a 300-person group in Owners, is how a site ends up with deleted documents and nobody knows who did it. Owners: two or three people.

3. Sharing: what the user sees

When a user clicks Share, what they can do depends on tenant and site settings:

PowerShell · SharePoint Online
Get-SPOTenant | Select-Object SharingCapability, DefaultSharingLinkType, RequireAnonymousLinksExpireInDaysSharingCapability                : ExternalUserSharingOnlyDefaultSharingLinkType           : InternalRequireAnonymousLinksExpireInDays : 30Get-SPOSite https://contoso.sharepoint.com/sites/sales | Select-Object SharingCapabilitySharingCapability : DisabledSet-SPOSite https://contoso.sharepoint.com/sites/sales -SharingCapability ExternalUserSharingOnly
  • Disabled: company people only. The norm for HR, Finance and management.
  • ExternalUserSharingOnly: guests who sign in (they appear in Entra ID as #EXT#). The norm for projects with vendors.
  • ExternalUserAndGuestSharing: "Anyone" links with no sign-in. Only if policy allows it, and with expiry.

A site can never be more open than the tenant. If a user says "it won't let me share with the vendor", look at the site first and then the tenant.

4. Recover: versions and the recycle bin

  • Versions: in a library, right-click the document → Version history → restore the one before the change. It is on by default (500 major versions). An "overwritten" document is almost never lost.
  • Recycle bin: Site contents → Recycle bin, 93 days. What the user deletes goes through there; what is emptied from there goes to the second-stage recycle bin (site admins only) until the 93 days are up.
  • Deleted more than 93 days ago, or a whole site removed: Get-SPODeletedSite and Restore-SPODeletedSite for sites (93 days too); for documents, Purview retention if it exists. After that there is no backup to fall back on: SharePoint has no classic "backup", it has retention.

5. What tickets ask

  • "The site is slow or won't load": service health in the Microsoft 365 admin centre before anything else. If only one person is affected, browser cache, or OneDrive syncing a library of 200,000 files (recommended limit: 300,000 in total per synced user).
  • "It keeps asking me to sign in": Conditional Access and a non-compliant device, or a guest with accounts in two tenants.
  • "Files have disappeared": Shared with me, a filtered view, or the recycle bin. They have almost never disappeared.

Next steps

  • A monthly report of sites with external sharing on and live "Anyone" links: Get-SPOSite -Limit All | Where-Object SharingCapability -ne Disabled.
  • Learn sensitivity labels applied to sites: they decide sharing and access from unmanaged devices without touching each site.
  • In Level 4 you'll see the whole of Purview: retention, DLP and the labels that protect a document wherever it goes.

Is something missing, or different in your environment? Get in touch and I'll fix it.

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