Alta de usuario: red, correo y aplicaciones de negocio en tiendas y oficina central

Qué vas a conseguir

Que una persona nueva, sea dependienta en una tienda a 400 km o analista en la oficina central, llegue el primer día y pueda trabajar: entrar en el TPV, fichar, leer el correo y abrir el ERP. En retail las altas llegan en oleadas (campaña de Navidad, rebajas, apertura de tienda), la tienda no tiene a nadie de IT y el primer día suele ser un sábado. Lo que no está listo el viernes por la tarde se convierte en una llamada al soporte con cola en caja.

Antes de empezar

• Un formulario de alta único que rellena RR. HH. o el responsable, con los campos que IT necesita (los vemos abajo), en la herramienta de tickets.
• Un plazo mínimo pactado: por ejemplo, 5 días laborables para oficina y 3 para tienda. Lo que llega tarde se hace, pero con prioridad y avisando de lo que no estará.
• Una plantilla por rol: qué grupos, licencia, buzones compartidos y aplicaciones lleva cada puesto (dependiente, encargado, jefe de área, oficina).
• Saber quién da de alta cada aplicación de negocio: el TPV y el ERP muchas veces no son de IT sistemas, sino de un equipo de aplicaciones o de un proveedor.

1. La petición: lo que IT necesita saber

• El centro decide casi todo: red, impresora, buzón compartido de la tienda y grupo del TPV. Un código de tienda mal puesto es la causa de la mitad de las altas que fallan.
• "Sustituye a" te ahorra trabajo: ves qué tenía la persona anterior, pero no copias sus permisos a ciegas, aplicas la plantilla del rol.
• La fecha marca la prioridad. Una incorporación en sábado se deja lista el jueves, porque el viernes ya no hay margen para corregir.

2. La cuenta y la licencia por rol

La cuenta se crea en Active Directory (o directamente en Entra ID si no hay AD) con la convención de nombres de la empresa y el atributo del centro rellenado, porque de ahí cuelgan los grupos dinámicos y la sincronización con otras aplicaciones.

• La licencia se asigna por grupo, no a mano: la persona entra en el grupo del rol y la licencia llega sola.
• En tienda suele haber equipos compartidos (el PC de trastienda): el usuario personal sirve para el correo y el ERP, no para dejar la sesión abierta todo el día.
• El buzón compartido de la tienda recibe pedidos, incidencias de mantenimiento y circulares. Se da acceso al encargado y al segundo, no a toda la plantilla.

›Get-ADUser lprado -Properties Enabled, Office, Department, AccountExpirationDate | Select-Object SamAccountName, Enabled, Office, Department, AccountExpirationDateSamAccountName Enabled Office      Department AccountExpirationDate-------------- ------- ------      ---------- ---------------------lprado            True Tienda 042  Tiendas›Get-MgUserLicenseDetail -UserId $upn | Select-Object SkuPartNumberSkuPartNumber-------------SPE_F1

SPE_F1 es el identificador interno de Microsoft 365 F3. Si la lista sale vacía, la persona no está en el grupo de licencias o la sincronización todavía no ha pasado.

3. Red y aplicaciones de negocio

• Tienda: el personal no se conecta con su usuario a la red de la tienda; el TPV y el PC de trastienda van por cable o por la Wi-Fi corporativa con certificado de equipo. El móvil de empresa entra en la Wi-Fi de personal si existe. La Wi-Fi de clientes nunca es una solución.
• Oficina central y jefes de área: Wi-Fi corporativa y VPN en el portátil, con MFA registrado antes de salir de la oficina.
• TPV: el usuario del TPV es distinto del de Windows, con un código o PIN y un rol (dependiente o encargado; el encargado puede anular tickets, hacer devoluciones y cerrar caja). Se crea en el back-office central y llega a las tiendas en la siguiente sincronización.
• ERP: si el ERP corre en IBM i (AS400), el perfil se crea con la plantilla del rol (guía de AS400). Si es otro ERP, igual: rol y centro, no permisos sueltos.

4. Entrega del equipo y checklist del primer día

En tienda no hay nadie de IT, así que lo que llega tiene que estar listo y explicado en una hoja:

1. El móvil enrolado en Intune y asignado a la persona, con la aplicación de correo y Teams.
2. La contraseña inicial se entrega por un canal distinto al usuario (SMS al móvil personal o en mano al responsable), nunca escrita en el ticket.
3. El primer inicio de sesión: cambio de contraseña y registro de MFA, acompañado por el responsable.
4. Comprobar en el TPV que el usuario aparece en la lista y que el rol es el correcto.
5. Abrir el ERP y una consulta sencilla (stock de un artículo).
6. Correo: el personal y el buzón compartido de la tienda visibles.
7. Cerrar el ticket con lo entregado: número de serie del móvil, aplicaciones y fecha.

Para aperturas de tienda o campañas con muchas altas, prepara una carga masiva desde un CSV de RR. HH. y revisa el resultado en una sola lista antes de la fecha.

5. El ticket: "la nueva encargada no puede entrar en el TPV el primer día"

Sábado, 9:45, la tienda abre a las 10:00. La encargada nueva teclea su código y el TPV dice que el usuario no existe.

1. ¿Existe en el back-office del TPV? Si no está, el alta del TPV no se pidió o se quedó en una cola de otro equipo. Se crea ahora y se fuerza la sincronización de esa tienda, si el TPV lo permite.
2. ¿Existe pero en otra tienda? El código de centro estaba mal en el formulario: el usuario se sincronizó a la tienda 024 en vez de la 042. Se corrige el centro y se sincroniza de nuevo.
3. ¿Existe y en su tienda, pero el TPV no lo ve? El TPV no ha recibido la sincronización de la noche (estuvo apagado o sin conexión con la central). Se revisa la fecha de última sincronización del terminal.
4. Mientras tanto: la tienda no abre sin encargado en el TPV. El segundo de la tienda o el jefe de área abre caja con su usuario y queda anotado en el ticket. Nadie usa el código de la encargada anterior.
5. Al cerrar: si la causa fue el formulario, se añade una validación (lista cerrada de tiendas); si fue la sincronización, se revisa por qué ese TPV estaba apagado.

6. Lo que revisas cada mes

• Altas del mes: cuántas llegaron fuera de plazo y de qué departamento, para hablarlo con RR. HH. con datos.
• Licencias asignadas frente a personas activas: las F3 de personal de campaña que ya terminó, liberadas.
• Usuarios del TPV y del ERP sin cuenta activa en el directorio: deben estar dados de baja.

Siguientes pasos

• La guía de Active Directory cubre la cuenta, los grupos y la convención de nombres.
• Microsoft 365 y licencias explica la asignación por grupos y las diferencias entre planes.
• Outlook y Exchange Online detalla los buzones compartidos y sus permisos.
• La guía de AS400 sigue con el perfil de usuario en el ERP.
• Intune explica el enrolamiento del móvil de empresa.

¿Falta algo o en tu entorno es distinto? Escríbeme y lo corrijo.