Consejo de administración: soporte técnico a la reunión, de la preparación con secretaría a un consejero que no oye la salaBoard meeting: technical support, from preparation with the company secretary to a director who cannot hear the room

Qué vas a conseguir

Un consejo de administración en el que la tecnología no se nota: los consejeros entran, la documentación está en sus tabletas, los que asisten en remoto se oyen y se les oye, y nadie de IT está en la sala cuando no debe. En una sede financiera el consejo se reúne pocas veces al año, con personas que no son empleados y temas que no pueden salir de la sala. Un fallo de audio en el consejo pesa más que cualquier otro ticket del mes, y la confidencialidad pesa tanto como que todo funcione.

Antes de empezar

• El contacto de la secretaría del consejo (el secretario o la secretaria del consejo y su equipo): es tu cliente para esta reunión y quien decide todo lo que no es técnico.
• La sala: su modelo de kit, sus micrófonos y su estado en el portal de gestión, como en la guía de Teams Rooms sobre Crestron.
• Acceso de administración al portal del consejo (la aplicación donde se publican los documentos) y a la gestión de las tabletas en el MDM.
• Licencias de Audio Conferencing para quien organiza la reunión de Teams, para que la invitación lleve número de teléfono e ID de conferencia.
• Una persona de soporte asignada al consejo y otra de respaldo, las dos con el procedimiento leído.

1. Preparación con secretaría

Dos semanas antes, una reunión corta con secretaría para cerrar:

Con eso se crea la reunión de Teams, que organiza secretaría (no IT), con opciones pensadas para un consejo:

• Con todos esperando en la sala de espera, secretaría admite a cada uno por su nombre. Si el consejo lo pide, alguien de secretaría puede ser coorganizador para admitir y quien presenta, presentador.
• Si la empresa tiene Teams Premium y etiquetas de confidencialidad para reuniones, la etiqueta de "Consejo" fija estas opciones y añade marca de agua. Sin Premium, se configuran a mano y se comprueban el día antes.
• La invitación, con el número de teléfono y el ID de conferencia visibles: es el plan B de los remotos.

2. El portal del consejo y las tabletas

La documentación del consejo no viaja por correo: se publica en el portal del consejo, con acceso individual para cada consejero.

• Cuentas: una por consejero, con MFA. Los consejeros externos suelen ser los que más ayuda necesitan con el MFA; resuélvelo semanas antes, no la mañana del consejo.
• Tabletas corporativas gestionadas por el MDM: código de bloqueo, cifrado, la aplicación del portal y poco más. Con borrado remoto disponible si se pierde una.
• Una semana antes: actualizar la aplicación del portal y el sistema de las tabletas. Nunca el día antes: una actualización con un cambio de interfaz el día del consejo genera llamadas.
• El día antes, cuando secretaría publica la documentación: comprobar en una tableta de prueba que el paquete se descarga completo y se abre sin conexión. La WiFi de la sala puede fallar; la documentación no debe depender de ella.
• Tabletas cargadas, con su cargador, y dos de repuesto preparadas con el mismo perfil.

3. La revisión técnica de la sala el día antes

Con la sala vacía y sin prisas, por la tarde:

1. Teams Rooms: en el portal Pro la sala está Correcta, sin incidentes y sin actualizaciones programadas para esa noche ni para la mañana del consejo. Si hay una pendiente, se pospone.
2. Reunión de prueba desde la sala con un portátil fuera de ella (otra sala o un móvil en casa de alguien del equipo).
3. Cobertura de los micrófonos: alguien se sienta en cada puesto de la mesa, incluidos los extremos y el atril, y habla en voz normal; el del portátil remoto confirma que se oye cada puesto. Los micrófonos de techo cubren zonas que configura el integrador audiovisual en el procesador de audio; si un extremo de la mesa queda flojo, se avisa al integrador ese mismo día.
4. Contenido: conectar por HDMI el portátil de quien presenta (o uno igual) y compartir también por Teams; con vídeo, comprobar que el sonido llega a los remotos.
5. La consola: en la pantalla de inicio, con la reunión del consejo en la agenda y el botón Unirse visible.
6. Grabación: confirmar que no hay nada grabando ni transcribiendo por defecto, según lo que haya decidido secretaría.

Lo que quede pendiente se anota y se comunica a secretaría esa misma tarde, con la alternativa.

4. La prueba con los consejeros remotos

Uno o dos días antes, una llamada de 10 minutos con cada consejero que asistirá en remoto, desde el mismo dispositivo y el mismo sitio desde el que se conectará:

• Entra con el enlace de la invitación (no con otro), en la aplicación de Teams o en el navegador, y queda en la sala de espera como pasará el día del consejo.
• Que se oiga y se le oiga: Configuración › Dispositivos › Hacer una llamada de prueba en Teams graba y reproduce su voz y muestra qué micrófono y altavoz está usando.
• Dispositivo de audio elegido a propósito: unos auriculares con micrófono, mejor que el altavoz del portátil.
• Que conoce el plan B: el número de teléfono de la invitación con su ID de conferencia, y un teléfono de soporte para el día.

5. El plan B

• El portátil de respaldo no se une a la reunión con el micrófono abierto mientras la sala funciona: dos dispositivos con audio abierto en la misma sala generan eco.
• Todo el plan B se prueba en la revisión del día antes, no solo se prepara.

6. El día de la reunión

• Una hora antes: sala encendida, reunión abierta desde la consola, tabletas en su sitio, portátil de respaldo cargado y apagado, y el portal Pro abierto en tu equipo.
• Presencia discreta: soporte está a la vista al principio, cuando se conectan los remotos, y después fuera de la sala, localizable por teléfono o por mensaje con secretaría.
• Puntos confidenciales: si secretaría lo ha pedido, nadie de IT entra en la sala durante esos puntos. Desde fuera, el portal Pro dice si la sala sigue unida y sin incidencias; si hace falta entrar, secretaría decide cuándo.
• No se comenta nada de lo que se oye o se ve en la sala, ni en el ticket. El ticket recoge lo técnico: qué falló, cuándo y cómo se resolvió.

7. Después de la reunión

• Tabletas: recogerlas todas y contarlas contra la lista. Si el portal lo permite, la documentación se retira o caduca según la política de secretaría; si falta una tableta, bloqueo y borrado remoto desde el MDM y aviso a secretaría.
• Ficheros temporales: en el portátil de quien presentó, si es de la empresa, borrar las copias locales de las presentaciones (Descargas, carpetas temporales, el escritorio) con el visto bueno de su dueño; en el portátil de respaldo, cerrar la sesión y borrar lo que se haya descargado.
• Pizarras y contenido de la sala: comprobar que no queda nada en pantallas, pizarras digitales ni en la consola.
• Dispositivos prestados (auriculares, cargadores, tabletas de repuesto) devueltos y anotados.
• Cinco minutos con secretaría al día siguiente: qué funcionó, qué no y qué se cambia para el próximo consejo.

8. El ticket: "un consejero remoto no oye la sala"

Jueves, 10:05. El consejo ha empezado hace cinco minutos. Secretaría escribe: un consejero que asiste desde Londres dice que ve la sala pero no oye nada.

Primero, de qué lado está. Si los demás remotos oyen la sala, el problema está en su lado. Si nadie en remoto oye la sala, el problema está en la sala. Secretaría lo pregunta por el chat o por teléfono, sin interrumpir la reunión.

Si nadie en remoto oye la sala, el fallo está en la sala:

• El silencio de la consola: alguien ha pulsado el micrófono en la consola o en un botón de silencio de la mesa. En la reunión, el icono del micrófono de la sala aparece tachado.
• El micrófono seleccionado: si el ordenador de la sala ha cogido otro dispositivo como micrófono (un cambio de cable, un reinicio), el audio de la sala no sale. En el portal Pro, Settings › Peripherals › Conference Microphone, o en la consola, Más › Configuración con la contraseña de administrador, se comprueba que es el micrófono de techo o el procesador de audio de la sala.
• La cobertura: si solo no se oye a quien habla en un extremo de la mesa, es la zona del micrófono de techo, no un fallo; se pide a esa persona que hable hacia el centro y se avisa al integrador para después.

Si solo él no oye, el fallo está en su lado. Por teléfono con el consejero:

• El altavoz elegido en Teams: en la reunión, la flecha junto al botón del micrófono muestra qué micrófono y qué altavoz está usando. Lo habitual es que Teams haya cogido unos auriculares Bluetooth apagados o la salida de un monitor sin altavoces.
• El volumen del sistema y de Teams en el mezclador de volumen de su equipo.
• Si nada funciona en dos minutos, el plan B: que se una por teléfono con el número y el ID de la invitación (o que secretaría le llame desde el panel Personas de la reunión marcando su número) y mantenga el vídeo del ordenador sin audio para no generar eco. Secretaría lo admite desde la sala de espera.

Comprobación: el consejero confirma a secretaría que oye y se le oye.

En el ticket: hora, de qué lado estaba el fallo, causa (silencio, dispositivo seleccionado, cobertura o equipo del consejero), cómo se resolvió y cuánto duró. Si fue de la sala, una acción para la revisión del próximo consejo.

Siguientes pasos

• La guía de Microsoft Teams Rooms sobre Crestron cubre la cuenta de la sala, el portal Pro y las actualizaciones fuera de horario.
• La de Teams Rooms del Nivel 2 explica la puesta en marcha de una sala desde cero.
• La de problemas comunes de Teams sirve para los fallos de audio y vídeo del lado del consejero.
• La de Microsoft Purview cubre las etiquetas de confidencialidad para la documentación del consejo.

¿Falta algo o en tu entorno es distinto? Escríbeme y lo corrijo.