Microsoft 365 Copilot: requisitos, sobreexposición en SharePoint, piloto, agentes y un usuario que ve un documento que no debería

Qué vas a conseguir

Un despliegue de Microsoft 365 Copilot (Microsoft lo está renombrando como Microsoft Copilot en su documentación) que empieza por los permisos y no por las licencias, pasa por un piloto con objetivos medibles, forma a la gente para usarlo bien y mantiene los agentes bajo control. Y la respuesta al primer ticket serio que llega casi siempre: "Copilot me ha resumido un documento de RR. HH. que yo no debería poder ver".

La idea que lo ordena todo: Copilot solo enseña lo que el usuario ya puede abrir. No salta permisos; los hace visibles. Un fichero compartido con toda la empresa hace tres años, que nadie encontraba, aparece ahora en una respuesta. Por eso el trabajo serio está antes de activar.

Antes de empezar

• Licencias base que admitan el complemento de Copilot (Microsoft 365 E3/E5, Office 365 E1/E3/E5, Business Standard o Premium, entre otras) y las licencias de Copilot compradas.
• Usuarios en Entra ID con buzón de Exchange Online y OneDrive; Microsoft 365 Apps en un canal admitido (Current o Monthly Enterprise reciben antes las novedades); el nuevo Outlook y Teams actualizados.
• La red permite los dominios de Microsoft 365 y de Copilot (incluido *.cloud.microsoft) y las conexiones WebSocket, también a través del proxy.
• Roles: SharePoint Administrator para los informes y la configuración de sitios, administrador de Purview para etiquetas y DLP, y AI Administrator o equivalente para la configuración de Copilot y los agentes.

1. La sobreexposición: lo primero

Los informes de SharePoint Advanced Management (incluido con las licencias de Copilot) en el centro de administración de SharePoint, en Informes › Gobierno del acceso a los datos:

• Vínculos de uso compartido: sitios con vínculos Cualquier persona y Personas de su organización. Un vínculo de organización sobre una carpeta de nóminas es exactamente lo que Copilot va a encontrar.
• Contenido compartido con "Todos excepto los usuarios externos": el grupo que mete a toda la empresa en un sitio con un clic.
• Permisos del sitio: sitios con muchos usuarios con acceso, herencia rota o sin propietario.

Con la lista de sitios de riesgo, tres herramientas, de menos a más drásticas:

• Revisión de acceso del sitio: SharePoint pide al propietario que revise y quite permisos. Es la solución de verdad y la más lenta.
• Restricted Content Discovery (en el sitio: Restringir contenido de Microsoft Copilot): el sitio sigue accesible para quien tiene permiso, pero no aparece en las respuestas de Copilot ni en la búsqueda de toda la organización. Es temporal, mientras se revisan los permisos.
• Control de acceso restringido: solo los miembros de un grupo concreto pueden entrar en el sitio, tengan el vínculo que tengan.

›Connect-SPOService -Url https://contoso-admin.sharepoint.com›Set-SPOSite -Identity https://contoso.sharepoint.com/sites/RRHH-Nominas -RestrictContentOrgWideSearch $true›Get-SPOSite -Identity https://contoso.sharepoint.com/sites/RRHH-Nominas | Select-Object Url, RestrictContentOrgWideSearchUrl                                              RestrictContentOrgWideSearch---                                              ----------------------------https://contoso.sharepoint.com/sites/RRHH-Nominas                        True

Restricted SharePoint Search (una lista de hasta 100 sitios permitidos para toda la empresa) fue la solución de urgencia de los primeros despliegues. Microsoft la está retirando: desde el 31 de julio de 2026 ya no se puede activar si no estaba activada. Para un despliegue de hoy, Restricted Content Discovery por sitio.

2. Purview: etiquetas y DLP

• Etiquetas de confidencialidad con cifrado en lo sensible (Confidencial - RR. HH., Restringido - Comité). Copilot respeta el cifrado: si el usuario no tiene los derechos de uso para ver y extraer el contenido, Copilot no lo usa. La etiqueta viaja con el fichero aunque alguien lo comparta mal.
• Etiqueta predeterminada en las bibliotecas de los sitios sensibles, para no depender de que cada persona etiquete.
• Una directiva de DLP con la ubicación de Microsoft 365 Copilot que excluye del procesamiento los ficheros con ciertas etiquetas.
• Auditoría activada: cada interacción con Copilot queda registrada como CopilotInteraction, con los recursos a los que accedió para responder.

3. El piloto

• Un grupo de Entra ID GG-Copilot-Piloto con licencias asignadas por grupo: 30-50 personas de varios departamentos, con algún responsable y alguien escéptico, no solo entusiastas.
• Objetivos medibles antes de empezar: tiempo para preparar un informe semanal, actas de reunión, primeros borradores. Una encuesta corta al principio y a las seis semanas.
• Un canal de Teams del piloto para dudas y ejemplos, y un par de champions que responden ahí.
• Los sitios de riesgo ya revisados o apartados con Restricted Content Discovery antes del primer día.

4. Informes de uso

• Centro de administración de Microsoft 365 › Informes › Uso › Microsoft 365 Copilot: usuarios activos, uso por aplicación (Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint) y licencias asignadas sin uso.
• El informe de preparación de Copilot dice qué usuarios cumplen los requisitos técnicos.
• Una licencia sin uso en 30 días vuelve al grupo de espera; una lista de espera vale más que licencias olvidadas.

5. Formación

Lo que funciona es corto y del trabajo de cada uno: cómo pedir (contexto, objetivo, formato, fuentes), cómo pedir que cite de dónde saca cada dato, y revisar siempre lo que devuelve antes de mandarlo. Sesiones de 45 minutos por departamento con sus casos (resumir un hilo de correo largo, preparar una reunión a partir de los documentos compartidos, un primer borrador en Word) funcionan mejor que una formación general.

También hay que decir qué no hacer: no pegar datos de clientes en herramientas de IA no autorizadas, y avisar si Copilot enseña algo que no debería (sección 7).

6. Agentes y Copilot Studio

Los agentes extienden Copilot con instrucciones, conocimiento (sitios, ficheros) y acciones. Sin gobierno, en tres meses hay doscientos agentes y nadie sabe qué datos usa cada uno.

• Quién crea: los agentes sencillos del generador de agentes pueden estar abiertos a todos; Copilot Studio para quien tenga un caso aprobado.
• Dónde: en el centro de administración de Power Platform, los entornos: uno de desarrollo personal o de equipo para crear y uno de producción para lo publicado, con directivas de datos que bloquean los conectores no aprobados.
• Qué se publica: en el centro de administración de Microsoft 365, el inventario de agentes, donde se aprueban, se bloquean y se asignan a usuarios o grupos.
• Revisión: cada agente publicado con un propietario, un propósito escrito y las fuentes que usa. Los que llevan 90 días sin uso se retiran.

Un agente con conocimiento de un sitio responde con lo que puede ver quien lo usa, pero un agente con acciones que usan las credenciales de su autor puede hacer cosas en nombre de otros. Revisa con qué identidad se ejecuta cada conector antes de publicarlo.

7. El ticket: "Copilot me ha enseñado un documento que no debería ver"

Una persona del piloto pregunta a Copilot por "las subidas salariales previstas" y la respuesta cita un Excel de RR. HH. Lo primero, decirle que ha hecho bien en avisar. Después:

1. ¿Qué fichero es? La respuesta de Copilot cita sus fuentes: con el enlace, se abre el fichero como administrador y se mira Administrar acceso.
2. ¿Por qué puede verlo? Casi siempre es una de tres: un vínculo de "Personas de su organización" creado hace tiempo, el grupo "Todos excepto los usuarios externos" con permiso en el sitio o la carpeta, o una herencia rota en una carpeta concreta. Copilot no ha saltado nada: esa persona podía abrir el fichero desde el navegador.
3. Cerrar el acceso: quitar el vínculo o el permiso, poner la etiqueta de confidencialidad con cifrado y, si el sitio entero está mal, Restricted Content Discovery mientras su propietario lo revisa.
4. ¿Quién más lo ha visto? En Purview › Auditoría, buscar los accesos al fichero y las interacciones CopilotInteraction que lo usaron como recurso, en el periodo en que estuvo abierto. Si es un dato personal, se avisa al delegado de protección de datos y él decide si hay brecha que notificar.
5. Buscar los parecidos: el mismo vínculo o grupo suele estar en más sitios. Se vuelve al informe de vínculos de uso compartido filtrando por ese sitio y los de RR. HH. y Finanzas.

Siguientes pasos

• Microsoft Purview cubre en profundidad etiquetas, DLP y auditoría, que son la mitad de un despliegue de Copilot bien hecho.
• SharePoint: permisos de sitios, grupos y uso compartido; la revisión de sobreexposición es, en el fondo, una limpieza de SharePoint pendiente.
• Revisar el inquilino antes y después del despliegue (uso compartido externo, propietarios, licencias sin uso) es la idea del repositorio 27-m365-tenant-governance-review de mi GitHub.

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