Iñigo GonzálezIT Operations · Infra

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Cada renovación, preaviso y ahorro de los contratos de IT en una revisión mensualEvery IT contract renewal, notice deadline and saving in one monthly review

Un tracker que lee el registro de contratos y encuentra los preavisos, licencias sin usar, desviaciones de presupuesto y SLA incumplidos antes de que cuesten dinero.A tracker that reads the contract register and finds the notice deadlines, unused licences, budget overruns and missed SLAs before they cost money.

Herramientas de IT OpsIT Ops tools · 18 oct 202618 Oct 2026 · 2 min2 min read

El problema

Los contratos de IT casi nunca fallan de forma espectacular. Fallan en silencio: un contrato con 60 días de preaviso se renueva solo otro año porque nadie miró la fecha a tiempo, se acaba el soporte de un firewall y nadie se entera hasta que hace falta un repuesto, un complemento tiene 60 licencias y 34 usuarios mientras la suite principal tiene 12 puestos más de los comprados, una partida del presupuesto va camino de acabar un 14% por encima, un proveedor incumple su SLA dos meses seguidos y nadie reclama la penalización.

Qué he hecho

  • Comprobaciones en seis áreas a partir del registro que ya tienes en una hoja de cálculo: renovaciones y preavisos (también los contratos que ya se han renovado solos), licencias, previsión del presupuesto, SLA y penalizaciones, riesgo de proveedor y calidad de los datos.
  • review.md para la reunión mensual de proveedores, actions.csv como lista de trabajo con responsable, fecha y el dinero en juego, y report.html con un calendario de renovaciones a 12 meses.
  • renewals.ics: cada fecha límite de preaviso en el calendario del equipo, con aviso 14 días antes.

Cómo está hecho

Python solo con la librería estándar. La demo es una empresa inventada con 21 contratos de 17 proveedores, seis partidas de presupuesto y seis meses de informes de SLA, con fallos puestos a propósito. 17 tests. Un runbook para la revisión mensual y una lista de comprobación para cada decisión de renovación.

Qué aprendí

De gestionar proveedores, renovaciones y presupuesto de IT: la fecha más cara de un contrato no es la de fin, es la del preaviso. Y los datos de uso convierten una renovación en una negociación.

Siguientes pasos

  • Exportar tu registro de contratos a CSV y adaptar sus columnas.
  • Añadir el gasto acumulado de finanzas y las cifras de SLA del mes antes de cada revisión.
  • Importar renewals.ics en el calendario del equipo.

¿Quieres llevarlo a tu entorno o adaptarlo a tu caso? Escríbeme y lo vemos.

The problem

IT contracts rarely fail in a dramatic way. They fail quietly: a contract with 60 days' notice renews by itself for another year because nobody looked at the date in time, the support on a firewall ends and nobody notices until a replacement is needed, an add-on has 60 licences and 34 users while the main suite is 12 seats over what was bought, a budget line is on pace to end 14% over, a vendor misses its SLA two months running and the service credit is never claimed.

What I built

  • Checks in six areas from the register you already keep in a spreadsheet: renewals and notice deadlines (including contracts that already renewed by themselves), licences, budget forecast, SLA and service credits, supplier risk and data quality.
  • review.md for the monthly vendor meeting, actions.csv as a work list with owners, dates and the money at stake, and report.html with a 12-month renewal calendar.
  • renewals.ics: every notice deadline in the team calendar, with a reminder 14 days before.

How it is built

Python with the standard library only. The demo is a made-up company with 21 contracts from 17 vendors, six budget lines and six months of SLA reports, with faults placed on purpose. 17 tests. A runbook for the monthly review and a checklist for each renewal decision.

What I learned

From managing IT suppliers, renewals and budgets: the most expensive date in a contract is not the end date, it is the notice deadline. And usage data turns a renewal into a negotiation.

Next steps

  • Export your contract register to CSV and map its columns.
  • Add the spend to date from finance and last month's SLA figures before each review.
  • Import renewals.ics into the team calendar.

Want to bring it to your environment or adapt it to your case? Get in touch and we can look at it together.

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