Iñigo GonzálezIT Operations · Infra

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Poly: salas de videoconferencia de la oficina central, del aprovisionamiento al consejo que empieza en cinco minutosPoly: head-office video conferencing rooms, from provisioning to the board meeting that starts in five minutes

Qué equipo Poly poner en cada sala, cuándo Teams Rooms en Android y cuándo una barra USB para el portátil, cómo aprovisionar con Poly Lens y el centro de administración de Teams, la cuenta de sala y su calendario, el firmware sin sustos y qué hacer cuando la sala sale desconectada justo antes del consejo.Which Poly device goes in each room, when to use Teams Rooms on Android and when a USB bar for the laptop, how to provision with Poly Lens and the Teams admin center, the room account and its calendar, firmware without surprises and what to do when the room shows offline just before the board meeting.

Sector 2Sector 2 · Poly - Salas de videoconferenciaPoly - Video conference rooms · 7 min6 min read · ActualizadoUpdated 28 oct 202628 Oct 2026

Qué vas a conseguir

Que las salas de la oficina central funcionen igual todos los días: se reserva en Outlook, la reunión aparece en la pantalla de la sala, se toca Unirse y hay imagen y sonido. En una central de retail las salas se usan para la reunión semanal con los responsables de zona, las presentaciones de proveedores y el consejo. Nadie de dirección va a esperar a que IT reinicie un equipo: lo que no se prepara antes, se nota en el peor momento.

Antes de empezar

  • El inventario de salas: tamaño, equipo instalado, número de serie, MAC y toma de red.
  • Una licencia Microsoft Teams Rooms Pro (o Basic, con sus límites) por cada sala con sistema de Teams Rooms.
  • Acceso al centro de administración de Teams (rol Administrador de dispositivos de Teams) y a HP Poly Lens en la nube, con la cuenta de la organización dada de alta.
  • La red de la sala: el equipo necesita salida a los servicios de Microsoft 365 y de Poly Lens sin proxy que pida autenticación.

1. Qué equipo en cada sala

SalaEquipoModoPor qué
Pequeña (4–6 personas)Poly Studio X32 + consola Poly TC10Teams Rooms en AndroidTodo en la barra, sin PC en la sala
Mediana (8–12)Poly Studio X52 + TC10Teams Rooms en AndroidCámara con encuadre automático y mejor captación de voz
Grande / consejoPoly Studio X72 o Poly G62 + TC10Teams Rooms en AndroidMás alcance de cámara y micrófonos de ampliación
Despacho o sala para invitados externosHP Poly Studio V52 (barra USB)BYOD con el portátilSirve para Teams, Zoom o la herramienta del proveedor que visita

Comprueba siempre el modelo y su firmware en la lista de dispositivos certificados de Teams Rooms en Android: cada modelo tiene una fecha de fin de certificación y conviene saberla antes de comprar diez.

2. La cuenta de sala y el calendario

Cada sala es una cuenta de recurso: un buzón de sala en Exchange Online con su usuario en Entra ID, la licencia de Teams Rooms y una contraseña que no caduca.

  • Nombre que se entienda en Outlook: Sala Consejo P5, Sala Zonas P2.
  • Contraseña sin caducidad y excluida de las políticas que pidan MFA interactivo; protegida con una directiva de acceso condicional específica para salas (ubicación de la oficina, dispositivo conforme).
  • Procesamiento del calendario: acepta automáticamente, procesa reuniones externas y conserva el asunto, para que la sala muestre el nombre de la reunión.
PowerShell · Exchange Online y Microsoft Graph
Set-CalendarProcessing -Identity "Sala Consejo P5" -AutomateProcessing AutoAccept -ProcessExternalMeetingMessages $true -DeleteComments $false -DeleteSubject $false -AddOrganizerToSubject $falseGet-CalendarProcessing -Identity "Sala Consejo P5" | Select-Object AutomateProcessing, ProcessExternalMeetingMessages, DeleteSubjectAutomateProcessing  ProcessExternalMeetingMessages  DeleteSubject------------------  ------------------------------  -------------AutoAccept                                    True          False$sala = Get-MgUser -Filter "displayName eq 'Sala Consejo P5'" -Property Id,PasswordPolicies,LastPasswordChangeDateTimeUpdate-MgUser -UserId $sala.Id -PasswordPolicies DisablePasswordExpiration

3. Aprovisionamiento con Poly Lens y Teams

  1. En HP Poly Lens se crea una política para las salas de la central: zona horaria, contraseña de administrador del equipo, servidor NTP y la ventana de actualizaciones.
  2. El equipo se conecta a la red, se registra en Poly Lens y recibe la política. En el primer arranque se elige Microsoft Teams como proveedor.
  3. El inicio de sesión de la cuenta de sala se hace en remoto desde el centro de administración de Teams: se añade el equipo por su MAC, el equipo muestra un código y lo validas desde tu puesto. La contraseña de la sala nunca se teclea en la consola delante de nadie.
Centro de administración de Teams · Dispositivos de Teams
Dispositivos de TeamsTeams Rooms en AndroidSala Consejo P5
EstadoSin conexión
CuentaSala Consejo P5
ModeloPoly Studio X72
Firmware5.0.0
Último latidohoy 08:52
Reiniciar
Cerrar sesión
Descargar registros del dispositivo

Desde ahí ves estado, cuenta, firmware y salud del equipo; Poly Lens añade la vista del fabricante: inventario, alertas, configuración y firmware de toda la flota.

4. Firmware sin sustos

  • Una sola herramienta manda el firmware: o Poly Lens o el centro de administración de Teams. Si las dos lo actualizan, acabarás con versiones distintas en salas iguales.
  • Ventana de mantenimiento de madrugada y nunca en día de consejo, de junta o de presentación de campaña. Pide a la secretaría de dirección el calendario de reuniones clave.
  • Primero una sala piloto, una semana; después el resto.
  • Comprueba que la versión nueva sigue siendo la certificada para Teams Rooms en Android antes de desplegarla.

5. El ticket: "la sala sale desconectada y no hay cámara, el consejo empieza en cinco minutos"

Jueves, 9:55. La secretaria de dirección llama desde la Sala Consejo P5: la pantalla muestra el inicio de sesión de Teams, la reunión no aparece y la cámara no se enciende. A las 10:00 empieza el consejo con dos consejeros en remoto.

Primero, que la reunión se celebre (dos minutos):

  1. El plan B de la sala: el portátil de la secretaria se conecta por HDMI a la pantalla y al altavoz USB Poly Sync guardado en el armario de la sala, y se entra a la reunión desde Teams en el portátil. Ese kit existe precisamente para esto.
  2. Si hay alguien de IT en la planta, sube; si no, se queda contigo al teléfono mientras arranca.

Después, la causa (con el consejo ya en marcha):

  1. En el centro de administración de Teams la sala está sin conexión desde las 8:52 y en el registro aparece un error de inicio de sesión de la cuenta. En Entra ID, los inicios de sesión de Sala Consejo P5 fallan por contraseña caducada: la cuenta se creó antes de la política de contraseñas sin caducidad y nadie la revisó.
  2. La cámara no estaba averiada: con la sesión cerrada, la barra no abre la cámara para ninguna reunión.
  3. Al terminar el consejo, se cambia la contraseña, se quita la caducidad, se vuelve a iniciar sesión en remoto desde el centro de administración y se hace una llamada de prueba desde la sala.
  4. El cierre: se revisan todas las cuentas de sala con el mismo criterio, para que no se repita en otra.
PowerShell · revisar todas las cuentas de sala
Get-MgUser -All -Filter "startswith(displayName,'Sala ')" -Property DisplayName,PasswordPolicies,LastPasswordChangeDateTime | Select-Object DisplayName, PasswordPolicies, LastPasswordChangeDateTimeDisplayName       PasswordPolicies            LastPasswordChangeDateTime-----------       ----------------            --------------------------Sala Consejo P5   DisablePasswordExpiration   22/10/2026 11:20:41Sala Zonas P2                                 14/05/2026 10:02:15Sala Formación P1 DisablePasswordExpiration   03/02/2026 16:47:09

Sala Zonas P2 sigue con caducidad: es la siguiente que se habría caído.

Antes de cada consejo o junta, una llamada de prueba desde la sala a primera hora. Diez minutos que evitan este ticket.

6. Lo que revisas cada mes

  • Estado de todas las salas en el centro de administración de Teams y alertas de Poly Lens: equipos sin conexión, periféricos desconectados, firmware desigual.
  • Cuentas de sala: contraseña sin caducidad, licencia asignada y sin inicios de sesión fallidos.
  • El kit de plan B de cada sala grande: el altavoz USB está, carga y tiene su cable.
  • Fechas de fin de certificación de los modelos instalados, para planificar renovaciones.

Siguientes pasos

  • La guía de Microsoft Teams Rooms del Nivel 2 cubre en detalle las cuentas de recurso, las licencias y el centro de administración.
  • La guía de Entra ID: Conditional Access explica cómo proteger las cuentas de sala sin pedirles MFA interactivo.
  • La guía de Outlook y Exchange Online ayuda con los buzones de sala y la reserva desde Outlook.

¿Falta algo o en tu entorno es distinto? Escríbeme y lo corrijo.

What you'll get

Head-office rooms that work the same every day: book in Outlook, the meeting appears on the room's screen, tap Join and there is picture and sound. In a retail head office the rooms are used for the weekly meeting with area managers, supplier presentations and the board. Nobody in senior management will wait for IT to restart a device: whatever isn't prepared beforehand shows at the worst moment.

Before you start

  • The room inventory: size, installed device, serial number, MAC and network socket.
  • A Microsoft Teams Rooms Pro licence (or Basic, with its limits) for each room with a Teams Rooms system.
  • Access to the Teams admin center (Teams Devices Administrator role) and to HP Poly Lens in the cloud, with the organisation's account registered.
  • The room's network: the device needs outbound access to Microsoft 365 and Poly Lens services, with no proxy asking for authentication.

1. Which device in each room

RoomDeviceModeWhy
Small (4–6 people)Poly Studio X32 + Poly TC10 consoleTeams Rooms on AndroidEverything in the bar, no PC in the room
Medium (8–12)Poly Studio X52 + TC10Teams Rooms on AndroidCamera with automatic framing and better voice pickup
Large / boardPoly Studio X72 or Poly G62 + TC10Teams Rooms on AndroidLonger camera reach and expansion microphones
Office or room for external guestsHP Poly Studio V52 (USB bar)BYOD with the laptopWorks with Teams, Zoom or the visiting supplier's tool

Always check the model and its firmware in the list of certified Teams Rooms on Android devices: each model has a certification end date, and you want to know it before buying ten.

2. The room account and the calendar

Each room is a resource account: a room mailbox in Exchange Online with its user in Entra ID, the Teams Rooms licence and a password that doesn't expire.

  • A name that makes sense in Outlook: Sala Consejo P5, Sala Zonas P2.
  • Non-expiring password, excluded from policies requiring interactive MFA; protected by a Conditional Access policy specific to rooms (office location, compliant device).
  • Calendar processing: auto-accept, process external meetings and keep the subject, so the room shows the meeting's name.
PowerShell · Exchange Online and Microsoft Graph
Set-CalendarProcessing -Identity "Sala Consejo P5" -AutomateProcessing AutoAccept -ProcessExternalMeetingMessages $true -DeleteComments $false -DeleteSubject $false -AddOrganizerToSubject $falseGet-CalendarProcessing -Identity "Sala Consejo P5" | Select-Object AutomateProcessing, ProcessExternalMeetingMessages, DeleteSubjectAutomateProcessing  ProcessExternalMeetingMessages  DeleteSubject------------------  ------------------------------  -------------AutoAccept                                    True          False$room = Get-MgUser -Filter "displayName eq 'Sala Consejo P5'" -Property Id,PasswordPolicies,LastPasswordChangeDateTimeUpdate-MgUser -UserId $room.Id -PasswordPolicies DisablePasswordExpiration

3. Provisioning with Poly Lens and Teams

  1. In HP Poly Lens, create a policy for the head-office rooms: time zone, device admin password, NTP server and the update window.
  2. The device is connected to the network, registers in Poly Lens and receives the policy. On first boot, Microsoft Teams is chosen as the provider.
  3. The room account sign-in is done remotely from the Teams admin center: add the device by its MAC, the device shows a code and you validate it from your desk. The room's password is never typed on the console in front of anyone.
Teams admin center · Teams devices
Teams devicesTeams Rooms on AndroidSala Consejo P5
StatusOffline
AccountSala Consejo P5
ModelPoly Studio X72
Firmware5.0.0
Last heartbeattoday 08:52
Restart
Sign out
Download device logs

From there you see status, account, firmware and device health; Poly Lens adds the manufacturer's view: inventory, alerts, configuration and firmware for the whole fleet.

4. Firmware without surprises

  • Only one tool pushes firmware: either Poly Lens or the Teams admin center. If both update it, you'll end up with different versions in identical rooms.
  • A maintenance window overnight and never on a board, AGM or campaign-launch day. Ask the executive assistants for the calendar of key meetings.
  • A pilot room first, for a week; then the rest.
  • Check the new version is still the certified one for Teams Rooms on Android before rolling it out.

5. The ticket: "the room shows offline and there is no camera, the board meeting starts in five minutes"

Thursday, 9:55. The executive assistant calls from Sala Consejo P5: the screen shows the Teams sign-in, the meeting isn't listed and the camera won't turn on. At 10:00 the board meeting starts with two directors joining remotely.

First, make sure the meeting happens (two minutes):

  1. The room's plan B: the assistant's laptop connects over HDMI to the screen and to the Poly Sync USB speakerphone kept in the room's cabinet, and joins the meeting from Teams on the laptop. That kit exists precisely for this.
  2. If someone from IT is on the floor, they go up; if not, stay with her on the phone while it starts.

Then, the cause (with the board meeting under way):

  1. In the Teams admin center the room has been offline since 8:52 and the log shows an account sign-in error. In Entra ID, sign-ins for Sala Consejo P5 fail with an expired password: the account was created before the non-expiring password policy and nobody checked it.
  2. The camera wasn't faulty: with the session signed out, the bar doesn't open the camera for any meeting.
  3. After the board meeting, change the password, remove expiry, sign in again remotely from the admin center and make a test call from the room.
  4. Closing it: review every room account against the same criteria, so it doesn't happen in another one.
PowerShell · review all room accounts
Get-MgUser -All -Filter "startswith(displayName,'Sala ')" -Property DisplayName,PasswordPolicies,LastPasswordChangeDateTime | Select-Object DisplayName, PasswordPolicies, LastPasswordChangeDateTimeDisplayName       PasswordPolicies            LastPasswordChangeDateTime-----------       ----------------            --------------------------Sala Consejo P5   DisablePasswordExpiration   22/10/2026 11:20:41Sala Zonas P2                                 14/05/2026 10:02:15Sala Formación P1 DisablePasswordExpiration   03/02/2026 16:47:09

Sala Zonas P2 still has expiry: it would have been the next one to go down.

Before every board or AGM, a test call from the room first thing in the morning. Ten minutes that prevent this ticket.

6. What you review each month

  • Status of every room in the Teams admin center and Poly Lens alerts: offline devices, disconnected peripherals, mismatched firmware.
  • Room accounts: non-expiring password, licence assigned and no failed sign-ins.
  • The plan B kit in each large room: the USB speakerphone is there, charged and with its cable.
  • Certification end dates for the installed models, to plan replacements.

Next steps

  • The Level 2 Microsoft Teams Rooms guide covers resource accounts, licences and the admin center in detail.
  • The Entra ID: Conditional Access guide explains how to protect room accounts without asking them for interactive MFA.
  • The Outlook y Exchange Online guide helps with room mailboxes and booking from Outlook.

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