Qué vas a conseguir
Que cada tienda imprima etiquetas de precio, tickets y documentos sin que nadie de IT tenga que ir. En retail, la impresora es el dispositivo que más tickets genera y el que peor momento elige para fallar: un cambio de precios la noche anterior, una promoción que empieza a las 9:30 o el inventario. La clave es que la instalación sea igual en todas las tiendas, se gestione desde la central y que el personal de tienda sepa hacer tres cosas sencillas con tu ayuda por teléfono.
Antes de empezar
- El inventario por tienda: modelo, número de serie, MAC, IP reservada y para qué se usa cada impresora. Si no lo tienes, es lo primero.
- El contrato con el proveedor de impresión gestionada (multifunción) y con el de las impresoras de etiquetas, si es otro: qué cubren, en qué plazo y quién pide los consumibles.
- La red de la tienda con una VLAN o rango para periféricos y un servidor DHCP central donde se crean las reservas.
- Un método de despliegue: Universal Print con Intune, o servidor de impresión con GPO. Lo que no vale es instalar a mano en cada equipo.
1. Las tres impresoras de una tienda
| Tipo | Para qué | Cómo se conecta | Qué falla |
|---|---|---|---|
| Etiquetas (térmica, por ejemplo Zebra) | Precios, promociones, etiquetas de estantería | Red, puerto 9100, la manda la aplicación de precios o el terminal de mano | Calibración tras cambiar el rollo, IP cambiada, cabezal sucio |
| Tickets (térmica de TPV, por ejemplo Epson TM) | Ticket de venta, cierre de caja | USB o red, la gestiona el software del TPV | Papel, tapa mal cerrada, driver del TPV |
| Multifunción | Albaranes, documentos de la central, escaneo | Red, cola desde Universal Print o servidor de impresión | Tóner, atasco, escaneo a carpeta o a correo |
Las de tickets dependen del TPV y de su integrador: tú aseguras que tengan red y luz, pero la configuración la hace quien mantiene el TPV. Las de etiquetas y la multifunción son tuyas.
2. Drivers y colas desde la central
Dos modelos habituales, y conviene elegir uno para toda la cadena:
- Universal Print: la multifunción (o su conector) se registra en Universal Print y la cola se publica en los equipos de la tienda con una política de Intune. Sin servidor de impresión en tienda y sin drivers que instalar a mano.
- Servidor de impresión central con colas por tienda (
PRN-T045-MFP), publicadas por GPO a los equipos de esa tienda. Desde las restricciones de Point and Print, los usuarios sin permisos de administrador no pueden instalar drivers desde el servidor: el driver tiene que ir preinstalado en la imagen o desplegarse con Intune o MECM.
Las impresoras de etiquetas normalmente no necesitan cola en Windows: la aplicación de precios o el terminal de mano les envía la etiqueta en el lenguaje de la impresora (ZPL en Zebra) directamente a su IP. Por eso, para ellas lo importante es la IP, no el driver.
3. IPs reservadas y nombres que se entienden
- Cada impresora tiene una reserva DHCP en el servidor central, ligada a su MAC. Nada de IPs fijas configuradas en el panel de la impresora: cuando el proveedor la cambie, la nueva traerá su configuración de fábrica.
- Un rango igual en todas las tiendas ayuda mucho: por ejemplo, la
.50siempre es la de etiquetas y la.60la multifunción. - Nombre de host con la tienda y el uso:
ZBR-T045-ETQ01,MFP-T045-01. - La aplicación de precios guarda la IP de la impresora por tienda. Si cambia la IP, la aplicación sigue mandando a la antigua y nadie ve el error.
4. Consumibles y proveedor de impresión gestionada
- La multifunción suele avisar sola del tóner bajo al proveedor. Comprueba que el aviso llega y que el envío va a la dirección de la tienda, no a la central.
- Las etiquetas y el papel térmico los pide la tienda por su canal de compras. Deja claro qué referencia es: un rollo de otro tamaño o de otro tipo (con gap o continuo) es la causa de muchos tickets de "imprime torcido" o "saca etiquetas en blanco".
- Las averías de hardware van al proveedor, con número de serie y una foto del error. Tú abres la incidencia; la tienda no tiene por qué saber el contrato.
5. Guiar a la tienda por teléfono
Quien te llama es el encargado o un dependiente, con clientes esperando. Funciona mejor una tarjeta plastificada pegada junto a la impresora con tres pasos y fotos, y pedirle cosas que se pueden ver:
- ¿Qué luz tiene? Verde fija, naranja o roja parpadeando. Una foto por chat vale más que una descripción.
- Apagar y encender, esperando a que termine de arrancar.
- Recalibrar la impresora de etiquetas tras cambiar el rollo, con el procedimiento de la tarjeta del modelo (normalmente una combinación de botón de avance).
- Imprimir la página de configuración desde el botón de la impresora: te dice la IP que tiene y si está en red.
No pidas a la tienda que entre en el menú de red de la impresora ni que cambie nada en él. Si hace falta, se cambia desde la central o va el proveedor.
6. El ticket: "la tienda no puede imprimir las etiquetas de precio antes de abrir"
Lunes, 8:40. Cambio de precios cargado durante la noche. La tienda T045 abre a las 10:00 y las etiquetas no salen; la aplicación de precios dice "enviado".
- ¿Solo esta tienda? Si otras imprimen, el cambio de precios no es el problema.
- La página de configuración: la encargada imprime la página desde el botón y te dice la IP. Sale
10.12.40.87, no la.50habitual. - Por qué ha cambiado:
Test-NetConnection 10.12.40.50 -Port 9100 | Select-Object RemoteAddress, TcpTestSucceededRemoteAddress TcpTestSucceeded------------- ----------------10.12.40.50 FalseGet-DhcpServerv4Reservation -ComputerName srv-dhcp01 -ScopeId 10.12.40.0 | Where-Object Name -like 'ZBR-T045*'IPAddress ScopeId ClientId Name--------- ------- -------- ----10.12.40.50 10.12.40.0 00-07-4d-1a-22-3c ZBR-T045-ETQ01Get-DhcpServerv4Lease -ComputerName srv-dhcp01 -ScopeId 10.12.40.0 | Where-Object IPAddress -eq 10.12.40.87IPAddress ClientId HostName AddressState--------- -------- -------- ------------10.12.40.87 00-07-4d-3b-91-08 ZBR-T045-ETQ01 ActiveLa impresora se sustituyó el viernes por garantía: la nueva tiene otra MAC, la reserva sigue apuntando a la antigua y la aplicación manda a una IP donde ya no hay nadie.
- La solución: se quita la reserva antigua y se crea con la MAC nueva; la encargada apaga y enciende la impresora para que renueve.
Remove-DhcpServerv4Reservation -ComputerName srv-dhcp01 -IPAddress 10.12.40.50Remove-DhcpServerv4Lease -ComputerName srv-dhcp01 -IPAddress 10.12.40.87Add-DhcpServerv4Reservation -ComputerName srv-dhcp01 -ScopeId 10.12.40.0 -IPAddress 10.12.40.50 -ClientId 00-07-4d-3b-91-08 -Name ZBR-T045-ETQ01# Tras reiniciar la impresoraTest-NetConnection 10.12.40.50 -Port 9100 | Select-Object TcpTestSucceededTcpTestSucceeded---------------- True- Se relanza la impresión de etiquetas desde la aplicación y se confirma con la tienda que salen bien colocadas.
- El cierre: el inventario se actualiza con la MAC nueva, y en el proceso de sustitución con el proveedor se añade un paso: avisar a IT con la MAC antes de dejar la impresora en tienda.
7. Lo que revisas cada mes
- Reservas DHCP frente al inventario: impresoras sin reserva o reservas de equipos que ya no existen.
- Contadores y alertas de la multifunción en el portal del proveedor: tiendas con atascos repetidos o consumo anormal.
- Tickets de impresoras por tienda: si una tienda concentra muchos, toca visita del proveedor o formación al equipo.
- Firmware de las impresoras de etiquetas, actualizado fuera de campañas y nunca la víspera de un cambio de precios.
Siguientes pasos
- La guía de Impresoras del Nivel 1 cubre los problemas de impresión del día a día en un equipo.
- La guía de Intune explica cómo crear y asignar perfiles de configuración a grupos de dispositivos.
- La guía de Windows Server cubre el servidor DHCP y el servidor de impresión.
¿Falta algo o en tu entorno es distinto? Escríbeme y lo corrijo.
What you'll get
Every store printing price labels, receipts and documents without anyone from IT having to visit. In retail, the printer is the device that raises the most tickets and picks the worst moment to fail: a price change the night before, a promotion starting at 9:30 or the stock count. The key is an installation that is identical in every store, managed from head office, and store staff who know how to do three simple things with your help over the phone.
Before you start
- The inventory per store: model, serial number, MAC, reserved IP and what each printer is used for. If you don't have it, that comes first.
- The contract with the managed print vendor (multifunction) and with the label printer supplier, if it is a different one: what they cover, in what time and who orders consumables.
- The store network with a VLAN or range for peripherals and a central DHCP server where reservations are created.
- A deployment method: Universal Print with Intune, or a print server with GPO. Installing by hand on each computer is not an option.
1. The three printers in a store
| Type | What for | How it connects | What fails |
|---|---|---|---|
| Labels (thermal, for example Zebra) | Prices, promotions, shelf labels | Network, port 9100, sent by the pricing app or the handheld | Calibration after a roll change, changed IP, dirty print head |
| Receipts (POS thermal, for example Epson TM) | Sales receipt, till close | USB or network, handled by the POS software | Paper, cover not closed, POS driver |
| Multifunction | Delivery notes, head-office documents, scanning | Network, queue from Universal Print or a print server | Toner, jams, scan to folder or to email |
Receipt printers depend on the POS and its integrator: you make sure they have network and power, but configuration belongs to whoever maintains the POS. Label printers and the multifunction are yours.
2. Drivers and queues from head office
Two common models, and it pays to choose one for the whole chain:
- Universal Print: the multifunction (or its connector) is registered in Universal Print and the queue is published to the store's computers with an Intune policy. No print server in the store and no drivers to install by hand.
- A central print server with queues per store (
PRN-T045-MFP), published by GPO to that store's computers. Since the Point and Print restrictions, users without administrator rights cannot install drivers from the server: the driver must be preinstalled in the image or deployed with Intune or MECM.
Label printers usually don't need a Windows queue: the pricing app or the handheld sends the label in the printer's language (ZPL on Zebra) straight to its IP. So for them what matters is the IP, not the driver.
3. Reserved IPs and names that make sense
- Every printer has a DHCP reservation on the central server, tied to its MAC. No static IPs set on the printer's panel: when the vendor replaces it, the new one will arrive with factory settings.
- The same range in every store helps a lot: for example,
.50is always the label printer and.60the multifunction. - Host names with the store and the use:
ZBR-T045-ETQ01,MFP-T045-01. - The pricing app stores the printer's IP per store. If the IP changes, the app keeps sending to the old one and nobody sees the error.
4. Consumables and the managed print vendor
- The multifunction usually reports low toner to the vendor by itself. Check that the alert arrives and that the delivery goes to the store's address, not head office.
- Labels and thermal paper are ordered by the store through its purchasing channel. Make the reference clear: a roll of another size or type (gap or continuous) causes many "prints crooked" or "blank labels" tickets.
- Hardware faults go to the vendor, with serial number and a photo of the error. You open the case; the store doesn't need to know the contract.
5. Guiding the store over the phone
Whoever calls is the manager or a sales assistant, with customers waiting. A laminated card stuck next to the printer with three steps and photos works best, and so does asking for things they can see:
- What light is on? Solid green, flashing orange or red. A photo over chat is worth more than a description.
- Switch off and on, waiting until it has finished starting.
- Recalibrate the label printer after a roll change, with the procedure on the model's card (usually a combination of the feed button).
- Print the configuration page from the printer's button: it tells you the IP it has and whether it is on the network.
Don't ask the store to go into the printer's network menu or change anything there. If something needs changing, it is done from head office or the vendor goes.
6. The ticket: "the store can't print price labels before opening"
Monday, 8:40. A price change was loaded overnight. Store T045 opens at 10:00 and the labels won't come out; the pricing app says "sent".
- Only this store? If others print, the price change isn't the problem.
- The configuration page: the manager prints it from the button and reads you the IP. It shows
10.12.40.87, not the usual.50. - Why it changed:
Test-NetConnection 10.12.40.50 -Port 9100 | Select-Object RemoteAddress, TcpTestSucceededRemoteAddress TcpTestSucceeded------------- ----------------10.12.40.50 FalseGet-DhcpServerv4Reservation -ComputerName srv-dhcp01 -ScopeId 10.12.40.0 | Where-Object Name -like 'ZBR-T045*'IPAddress ScopeId ClientId Name--------- ------- -------- ----10.12.40.50 10.12.40.0 00-07-4d-1a-22-3c ZBR-T045-ETQ01Get-DhcpServerv4Lease -ComputerName srv-dhcp01 -ScopeId 10.12.40.0 | Where-Object IPAddress -eq 10.12.40.87IPAddress ClientId HostName AddressState--------- -------- -------- ------------10.12.40.87 00-07-4d-3b-91-08 ZBR-T045-ETQ01 ActiveThe printer was replaced under warranty on Friday: the new one has a different MAC, the reservation still points at the old one and the app sends to an IP where nobody is listening.
- The fix: remove the old reservation and create it with the new MAC; the manager switches the printer off and on so it renews.
Remove-DhcpServerv4Reservation -ComputerName srv-dhcp01 -IPAddress 10.12.40.50Remove-DhcpServerv4Lease -ComputerName srv-dhcp01 -IPAddress 10.12.40.87Add-DhcpServerv4Reservation -ComputerName srv-dhcp01 -ScopeId 10.12.40.0 -IPAddress 10.12.40.50 -ClientId 00-07-4d-3b-91-08 -Name ZBR-T045-ETQ01# After restarting the printerTest-NetConnection 10.12.40.50 -Port 9100 | Select-Object TcpTestSucceededTcpTestSucceeded---------------- True- Resend the label print from the app and confirm with the store that labels come out properly aligned.
- Closing it: update the inventory with the new MAC, and add a step to the replacement process with the vendor: tell IT the MAC before leaving the printer in the store.
7. What you review each month
- DHCP reservations against the inventory: printers without a reservation, or reservations for devices that no longer exist.
- Multifunction counters and alerts in the vendor's portal: stores with repeated jams or abnormal usage.
- Printer tickets per store: if one store concentrates many, it needs a vendor visit or training for the team.
- Label printer firmware, updated outside campaigns and never the day before a price change.
Next steps
- The Level 1 Impresoras (printers) guide covers day-to-day printing problems on a computer.
- The Intune guide explains how to create configuration profiles and assign them to device groups.
- The Windows Server guide covers the DHCP server and the print server.
Is something missing, or different in your environment? Get in touch and I'll fix it.
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